Cái giá của sự kém hiệu quả là gì? Hãy tính toán trước khi mua.

Khi tôi nhìn vào một sản phẩm, tôi không chỉ hỏi “Nó giá bao nhiêu?” Tôi cũng hỏi: “Tôi sẽ tốn bao nhiêu tiền để sử dụng, bảo trì, thay thế và quản lý?” Giá mua thấp có thể che giấu sự chậm trễ hàng ngày, sửa chữa nhiều lần, lao động thêm, thời gian đào tạo hoặc kết quả kém. Những chi phí này có thể không xuất hiện trên hóa đơn nhưng chúng có thể ảnh hưởng đến tổng giá trị mua hàng. Trước khi mua, tôi cố gắng đo lường công việc xung quanh sản phẩm. ## Giá mua chỉ bằng một phần chi phí Hãy tưởng tượng hai máy in văn phòng. Máy in A có giá 180 USD. Máy in B có giá 320 USD. Thoạt nhìn, Máy in A có vẻ dễ dàng hơn về mặt ngân sách. Sau khi xem xét kỹ hơn, sự khác biệt thay đổi: - Máy in A in chậm hơn. - Hộp mực của nó cần được thay thế thường xuyên. - Nhân viên mất nhiều thời gian hơn để xử lý kẹt giấy. - Máy có ít cài đặt hữu ích hơn. - Việc sửa chữa cần có sự hỗ trợ từ bên ngoài. Máy in B có giá cao hơn khi bắt đầu nhưng nó có thể làm giảm sự gián đoạn và bảo trì định kỳ. Sự lựa chọn tốt hơn phụ thuộc vào việc sử dụng thực tế chứ không chỉ vào con số hiển thị trên trang sản phẩm. Tôi đã thấy những tình huống tương tự với phần mềm, công cụ, thiết bị và thiết bị kinh doanh. Một lựa chọn rẻ hơn có thể trở nên đắt đỏ khi mọi người dành nhiều thời gian hơn để thực hiện nó. ## Đo lường thời gian dành cho các công việc thường ngày Thời gian rất dễ bị bỏ qua vì không phải lúc nào nó cũng xuất hiện dưới dạng chi phí riêng. Trước khi mua tôi hỏi: - Thời gian setup mất bao lâu? - Người dùng sẽ cần đào tạo bao nhiêu? - Cần bao nhiêu bước cho một công việc bình thường? - Nhân viên có cần nhập cùng một dữ liệu nhiều lần không? - Bao lâu thì một người nào đó sẽ dừng công việc chính của mình để giải quyết một vấn đề? Một nhiệm vụ kéo dài năm phút có vẻ nhỏ nhặt. Nếu mười nhân viên hoàn thành công việc đó sáu lần mỗi ngày thì tổng cộng sẽ có năm giờ làm việc mỗi ngày. Một phép tính đơn giản có thể giúp: Chi phí thời gian hàng ngày = Số phút bổ sung cho mỗi nhiệm vụ × Số lượng nhiệm vụ × Số người dùng Sau đó, bạn có thể so sánh thời gian đó với chi phí hàng giờ của những người liên quan. Kết quả có thể tiết lộ chi phí đã bị ẩn trong quá trình mua hàng. ## Hãy nhìn vào cái giá phải trả của sai lầm Sản phẩm kém hiệu quả thường gây ra nhiều hậu quả hơn là sự chậm trễ. Chúng có thể dẫn đến sai sót. Một hệ thống khó khăn có thể gây ra: - Đơn hàng không chính xác - Hồ sơ trùng lặp - Lỡ cuộc hẹn - Đếm hàng sai - Trả lời khách hàng chậm trễ - Công việc lặp đi lặp lại Hiệu quả tùy thuộc vào doanh nghiệp. Một sai sót nhỏ trong dự án cá nhân có thể chỉ làm lãng phí vài phút. Một sai sót trong nhà kho, phòng khám hoặc công ty dịch vụ có thể ảnh hưởng đến nhiều người và cần nhiều công sức hơn để khắc phục. Tôi cố gắng yêu cầu một minh chứng thực tế trước khi đưa ra quyết định. Tôi không chỉ xem tính năng dễ dàng nhất. Tôi kiểm tra một tác vụ bình thường, một bản sửa lỗi và một vấn đề phổ biến. Điều này cho tôi cái nhìn rõ hơn về cách sản phẩm có thể hoạt động trong một ngày làm việc thông thường. ## Kiểm tra chi phí hỗ trợ và bảo trì Mỗi sản phẩm đều cần được chăm sóc ở một mức độ nào đó. Đọc các điều khoản hỗ trợ và kiểm tra: - Bao gồm những trợ giúp nào? - Có sẵn các tùy chọn điện thoại, email hoặc trò chuyện không? - Hỗ trợ có giới hạn trong một khoảng thời gian nhất định không? - Phí sửa chữa là bao nhiêu? - Tần suất các bộ phận hoặc đăng ký cần gia hạn? - Sản phẩm có hoạt động được nếu kết nối internet bị lỗi không? - Nhà cung cấp có hướng dẫn cài đặt rõ ràng không? Một sản phẩm có thể phù hợp với nhu cầu của bạn ngày hôm nay nhưng sẽ gây ra vấn đề sau này nếu khó tiếp cận được sự hỗ trợ hoặc khó có được các bộ phận thay thế. Tôi cũng kiểm tra xem nhà cung cấp có giải thích những chi phí này bằng ngôn ngữ dễ hiểu hay không. Nếu khó tìm được phí cơ bản, tôi coi đó là lý do để đặt thêm câu hỏi trước khi mua. ## So sánh toàn bộ chi phí theo thời gian Tổng chi phí có thể bao gồm: - Giá mua - Giao hàng và lắp đặt - Đào tạo - Đăng ký - Vật tư tiêu hao - Sửa chữa - Thời gian của nhân viên - Di chuyển dữ liệu - Chi phí thay thế - Vứt bỏ hoặc loại bỏ. So sánh cơ bản có thể sử dụng công thức sau: Tổng chi phí = Giá mua + Chi phí vận hành + Chi phí nhân công + Chi phí sửa chữa − Khoản tiết kiệm dự kiến Ước tính không cần phải hoàn hảo. Nó chỉ cần đủ thực tế để hỗ trợ cho sự lựa chọn đúng đắn. Ví dụ: một công ty nhỏ có thể so sánh hai nền tảng dịch vụ khách hàng. Một cái có phí hàng tháng thấp hơn, trong khi cái kia giảm việc nhập dữ liệu thủ công. Nếu nền tảng có mức phí thấp hơn yêu cầu nhân viên dành thêm 30 phút mỗi ngày cho việc quản lý thì khoản tiết kiệm hàng tháng có thể biến mất. ## Hỏi xem ai sẽ sử dụng sản phẩm Một sản phẩm có thể có tác dụng tốt với người này nhưng lại gây xích mích với người khác. Tôi chú ý đến người dùng thực tế: - Họ có kỹ năng kỹ thuật cần thiết không? - Họ có thể học các chức năng chính mà không cần đào tạo lâu không? - Họ có thể tiếp cận sản phẩm từ nơi họ làm việc không? - Điều khiển có dễ hiểu không? - Sản phẩm có hỗ trợ ngôn ngữ và loại file họ sử dụng không? Phản hồi của người dùng rất quan trọng ở đây. Tôi thích nói chuyện với những người sẽ sử dụng sản phẩm hàng ngày chứ không chỉ người phê duyệt ngân sách. Kinh nghiệm của họ thường bộc lộ những vấn đề nhỏ còn thiếu trong phần mô tả sản phẩm. ## Kiểm tra trước khi đưa ra cam kết lớn Việc dùng thử, mẫu, hợp đồng ngắn hạn hoặc đơn đặt hàng nhỏ có thể làm giảm sự không chắc chắn. Trong quá trình thử nghiệm, tôi ghi lại: - Thời gian cần thiết cho các tác vụ thông thường - Số lỗi - Câu hỏi người dùng đặt ra - Vấn đề cần hỗ trợ - Cần thêm công cụ để hoàn thành công việc - Những thay đổi về chất lượng đầu ra Tôi cũng thử nghiệm sản phẩm trong điều kiện bình thường. Một công cụ hoạt động trong thời gian ngắn có thể mang lại cảm giác khác biệt sau vài tuần sử dụng thường xuyên. Việc dùng thử không thể dự đoán mọi chi phí trong tương lai, nhưng nó có thể cho thấy liệu sản phẩm có phù hợp với cách mọi người thực sự làm việc hay không. ## Hãy cẩn thận với những tuyên bố về việc tiết kiệm. Nhà cung cấp có thể nói rằng sản phẩm tiết kiệm thời gian hoặc giảm chi phí vận hành. Yêu cầu đó có thể phụ thuộc vào các điều kiện như kinh nghiệm của nhân viên, khối lượng đặt hàng, thiết kế quy trình làm việc hoặc thiết bị hiện có. Tôi tìm kiếm chi tiết đằng sau lời tuyên bố: - Số tiền tiết kiệm được đo như thế nào? - Loại khách hàng nào được bao gồm? - Những nhiệm vụ nào được so sánh? - Đã bao gồm chi phí thiết lập và đào tạo chưa? - Ví dụ đó có phù hợp với hoàn cảnh của tôi không? Bằng chứng cụ thể hữu ích hơn một lời hứa chung chung. Sự tính toán rõ ràng giúp tôi đánh giá liệu kết quả mong đợi có thực tế hay không. ## Hãy suy nghĩ về cái giá của việc lựa chọn kém Mua sai sản phẩm có thể tạo ra bộ chi phí thứ hai. Bạn có thể cần: - Hủy hợp đồng - Di chuyển dữ liệu sang hệ thống khác - Đào tạo lại nhân viên - Thay thế các công cụ được kết nối - Giải thích sự chậm trễ cho khách hàng - Bán hoặc vứt bỏ thiết bị không sử dụng. Điều này không có nghĩa là mọi giao dịch mua đều cần một quy trình phê duyệt dài. Nó có nghĩa là rủi ro phải phù hợp với quy mô của quyết định. Đối với một mặt hàng nhỏ, giá thành thấp, việc so sánh nhanh có thể là đủ. Đối với những thiết bị hoặc phần mềm ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày, tôi dành nhiều thời gian hơn để kiểm tra tác động lâu dài. Một mức giá thấp hơn có thể hữu ích. Nó trở nên kém hữu ích hơn khi thường xuyên gây ra sự chậm trễ, công việc phát sinh thêm và những sửa chữa có thể tránh được. Trước khi mua, tôi so sánh nhiều hơn trên hóa đơn. Tôi xem xét thời gian, lỗi, hỗ trợ, bảo trì và những người sẽ sử dụng sản phẩm. Một phép tính ngắn và thử nghiệm thực tế có thể tiết lộ những chi phí dễ bị bỏ qua. Sự lựa chọn tốt nhất không phải lúc nào cũng là sản phẩm có giá thấp nhất. Đây là lựa chọn mang lại sự phù hợp hợp lý giữa chi phí, khối lượng công việc, độ tin cậy và kết quả mong đợi.

Giá mua thấp có thể làm cho giải pháp trông hấp dẫn. Dự luật thường tăng lên sau khi bắt đầu thực hiện. Tôi đã thấy các nhóm so sánh phí đăng ký, chọn báo giá thấp nhất và sau đó phát hiện ra rằng họ cũng cần tích hợp trả phí, đào tạo nhân viên, dọn dẹp dữ liệu, lưu trữ bổ sung và hỗ trợ bên ngoài. Giá gốc đã được nhìn thấy. Công việc xung quanh nó thì không. Trước khi chọn giải pháp tiếp theo, hãy tính toán toàn bộ chi phí sử dụng nó. ## Nhìn xa hơn giá mua Một giải pháp có thể tính phí thông qua một số mô hình: - Phí đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm - Định giá dựa trên người dùng - Phí thiết lập hoặc di chuyển - Phí tích hợp và API - Chi phí lưu trữ và truyền dữ liệu - Gói hỗ trợ cao cấp - Dịch vụ đào tạo và giới thiệu - Thay đổi giá gia hạn - Phí hủy hoặc xuất dữ liệu Giá đầu vào thấp có thể hữu ích cho việc thử nghiệm. Nó không hiển thị bức tranh tài chính hoàn chỉnh. Tôi thường tạo một bảng chi phí đơn giản với ba cột: | Mục chi phí | Số tiền dự kiến ​​| Ai cung cấp công việc? | |---|---:|---| | Phí phần mềm | $___ | Nhà cung cấp | | Thiết lập | $___ | Nhà cung cấp hoặc nhóm nội bộ | | Di chuyển dữ liệu | $___ | Đội ngũ nội bộ | | Đào tạo nhân viên | $___ | Đội ngũ nội bộ | | Tích hợp | $___ | Nhà phát triển hoặc đại lý | | Hỗ trợ | $___ | Nhà cung cấp hoặc nhóm nội bộ | | Rủi ro ngừng hoạt động | $___ | Đội ngũ kinh doanh | Trang này biến những mối lo ngại mơ hồ thành những câu hỏi mà nhà cung cấp có thể trả lời. ## Đếm số người bị ảnh hưởng Một giải pháp hiếm khi chỉ ảnh hưởng đến người mua nó. Đội ngũ bán hàng có thể cần quy trình làm việc mới. Tài chính có thể cần báo cáo cập nhật. Người quản lý có thể dành thời gian kiểm tra dữ liệu. Khách hàng có thể thấy những thay đổi về thời gian phản hồi hoặc tùy chọn dịch vụ. Tôi đo số giờ cần thiết cho mỗi nhóm. Ví dụ: - 12 nhân viên tham gia buổi đào tạo kéo dài 3 giờ - 2 người quản lý dành 20 giờ để xem xét quy trình mới - 1 chuyên gia dành 40 giờ để di chuyển dữ liệu - 1 nhà phát triển dành 30 giờ để kết nối hệ thống với các công cụ hiện có Tức là 126 giờ trước khi giải pháp được sử dụng đầy đủ. Nhân số giờ đó với chi phí nội bộ theo giờ, ngay cả khi công việc không xuất hiện dưới dạng hóa đơn riêng. Một giải pháp tiết kiệm được 5.000 USD phí phần mềm có thể tạo ra 8.000 USD cho công việc nội bộ. Báo giá thấp hơn không phải là chi phí thấp hơn. ## Kiểm tra tích hợp trước khi ký Các vấn đề tích hợp thường xuất hiện sau khi ký hợp đồng. Yêu cầu nhà cung cấp giải thích: - Công cụ nào kết nối mà không cần công việc tùy chỉnh - Tính năng nào yêu cầu API - Có bao gồm quyền truy cập API hay không - Có bao nhiêu bản ghi có thể di chuyển qua kết nối - Điều gì xảy ra khi kết nối không thành công - Ai sửa lỗi - Liệu cập nhật dữ liệu có diễn ra trong thời gian thực hay không - Việc tích hợp có tính thêm phí hay không Nền tảng tiếp thị có thể kết nối với cơ sở dữ liệu khách hàng nhưng điều đó không có nghĩa là kết nối sẽ hỗ trợ mọi lĩnh vực mà nhóm của bạn cần. Nhóm bán hàng vẫn có thể sao chép dữ liệu bằng tay, tạo thêm công việc và có nhiều chỗ sai sót hơn. Tôi thích một thử nghiệm nhỏ với dữ liệu mẫu thực. Phần trình diễn sản phẩm cho thấy hệ thống có thể làm gì trong các điều kiện được kiểm soát. Thử nghiệm cho thấy những gì nó có thể làm với hồ sơ, quyền và quy trình hàng ngày của bạn. ## Xem xét cẩn thận công việc di chuyển Di chuyển dữ liệu không phải là việc tải lên đơn giản. Các tệp cũ có thể chứa: - Hồ sơ khách hàng trùng lặp - Thiếu chi tiết liên hệ - Định dạng ngày khác nhau - Tên sản phẩm lỗi thời - Các trường không được sử dụng - Ghi chú được lưu sai vị trí - Hồ sơ cần phê duyệt trước khi chuyển Trước khi chọn nhà cung cấp, hãy hỏi ai sẽ xóa dữ liệu, ánh xạ các trường, kiểm tra quá trình di chuyển và xác nhận kết quả. Một doanh nghiệp di chuyển 50.000 hồ sơ khách hàng có thể cần nhiều vòng xem xét. Nếu nhà cung cấp tính phí theo bản ghi, kích thước tệp hoặc nỗ lực di chuyển thì chi phí có thể tăng nhanh. Tôi cũng yêu cầu xuất mẫu từ hệ thống mới. Nếu công ty không thể truy xuất dữ liệu của chính mình ở định dạng có thể sử dụng được, doanh nghiệp có thể gặp rắc rối khi thay đổi công cụ sau này. ## Đo lường chi phí áp dụng của nhân viên Một giải pháp chỉ tạo ra giá trị khi mọi người sử dụng nó đúng cách. Một số đội cần giới thiệu ngắn gọn. Những người khác cần đào tạo dựa trên vai trò, hướng dẫn bằng văn bản, các buổi thực hành và trợ giúp liên tục. Sự khác biệt phụ thuộc vào quy trình làm việc, số lượng người dùng và mức độ thay đổi công việc hàng ngày của hệ thống mới. Hãy hỏi những câu hỏi sau: 1. Có bao nhiêu người cần đào tạo? 2. Mỗi buổi học sẽ kéo dài bao lâu? 3. Nhân viên mới có cần đào tạo riêng không? 4. Ai trả lời các câu hỏi sau khi ra mắt? 5. Nhà cung cấp có cung cấp tài liệu đào tạo không? 6. Các buổi đào tạo có được bao gồm trong giá niêm yết không? 7. Điều gì xảy ra nếu tỷ lệ chấp nhận vẫn ở mức thấp? Việc áp dụng kém có thể tạo ra một chi phí thầm lặng. Nhân viên có thể quay lại bảng tính, email hoặc ghi chú thủ công. Sau đó, công ty sẽ thanh toán cho giải pháp mới trong khi vẫn giữ quy trình cũ. ## Thêm thời gian ngừng hoạt động vào tính toán Mỗi thay đổi sẽ tạo ra một khoảng thời gian điều chỉnh. Đơn đặt hàng có thể mất nhiều thời gian hơn để xử lý. Báo cáo có thể không có sẵn trong quá trình di chuyển. Nhóm hỗ trợ có thể cần thêm thời gian để trả lời các câu hỏi của khách hàng. Những tác dụng này có thể kéo dài trong vài giờ hoặc vài tuần. Tôi ước tính ba trường hợp: - Gián đoạn thấp - Gián đoạn dự kiến ​​- Gián đoạn cao Đối với mỗi trường hợp, tôi ghi lại những tác động có thể xảy ra đối với doanh số bán hàng, dịch vụ, sản xuất và thời gian của nhân viên. Một công thức đơn giản có thể giúp ích: Chi phí gián đoạn ước tính = sản lượng bị mất + lao động tăng thêm + chi phí dịch vụ khách hàng Con số sẽ không hoàn hảo. Nó mang lại cho nhóm một cái nhìn chung về rủi ro. Một giải pháp tiết kiệm 2.000 USD mỗi tháng vẫn có thể là một lựa chọn tồi nếu việc ra mắt vội vàng khiến bạn mất việc trong một tuần. ## Đọc điều khoản gia hạn. Giá khởi điểm chỉ là một phần của thỏa thuận. Đánh giá: - Ngày gia hạn - Quy tắc điều chỉnh giá - Thời hạn hợp đồng tối thiểu - Phí tăng người dùng - Giới hạn lưu trữ - Thay đổi hỗ trợ - Điều khoản hủy sớm - Phí xuất dữ liệu - Cài đặt gia hạn tự động Yêu cầu nhà cung cấp hiển thị mức giá sẽ như thế nào sau 12, 24 và 36 tháng theo mức tăng trưởng người dùng thực tế. Một nhóm có thể bắt đầu với 20 người dùng và tiếp cận 60 người dùng trong vòng một năm. Kế hoạch dựa trên người dùng có thể thay đổi ngân sách ngay cả khi công ty không bổ sung thêm bộ phận mới. Tôi cũng so sánh chi phí ở lại với nhà cung cấp với chi phí rời đi. Một giải pháp khó thay thế có thể làm giảm tính linh hoạt trong kinh doanh. ## Tách rủi ro khỏi đầu cơ Không phải mọi chi phí có thể có đều xứng đáng có cùng trọng lượng. Tôi đánh giá từng mục theo: - Khả năng xảy ra - Hiệu quả tài chính có thể xảy ra - Dễ kiểm soát - Thời gian cần thiết để phản hồi Ví dụ: hỗ trợ trả phí có thể là một chi phí đã biết. Một vụ kiện tụng hoặc sự cố ngừng hoạt động lớn có thể không chắc chắn để so sánh cơ bản, mặc dù nhóm vẫn nên xem xét các điều khoản bảo mật và hỗ trợ của nhà cung cấp. Cách tiếp cận này giữ cho việc đánh giá mang tính thực tế. Nó ngăn chặn nỗi sợ hãi kiểm soát quyết định trong khi vẫn dành một vị trí cho rủi ro thực sự trong ngân sách. ## Sử dụng công thức tổng chi phí đơn giản Tôi sử dụng cấu trúc này: Tổng chi phí trong giai đoạn xem xét = phí mua hàng + thiết lập + lao động nội bộ + tích hợp + đào tạo + hỗ trợ + bảo trì + gián đoạn + chi phí ngừng hoạt động Giai đoạn xem xét có thể là 12, 24 hoặc 36 tháng. Chọn khoảng thời gian phù hợp với hợp đồng và thời gian sử dụng dự kiến ​​của giải pháp. Sau đó so sánh tổng chi phí với giá trị kinh doanh dự kiến. Các thước đo giá trị có thể có bao gồm: - Số giờ tiết kiệm được mỗi tháng - Tỷ lệ lỗi thấp hơn - Phản hồi của khách hàng nhanh hơn - Đơn hàng được hoàn thành nhiều hơn - Khối lượng công việc hỗ trợ thấp hơn - Báo cáo tốt hơn - Giảm mục nhập thủ công Giữ ước tính giá trị căn cứ vào dữ liệu hiện tại. Nếu nhóm xử lý 1.000 yêu cầu mỗi tháng, hãy sử dụng con số đó. Tránh cho rằng mỗi phút tiết kiệm được sẽ trở thành doanh thu mới. ## Ví dụ thực tế Hãy tưởng tượng một công ty dịch vụ gồm 25 người so sánh hai công cụ quản lý khách hàng. Công cụ A - Phí phần mềm: $900 mỗi tháng - Thiết lập: $2.000 - Di chuyển dữ liệu: $3.500 - Công việc tích hợp: $4.000 - Đào tạo: $2.400 - Lao động nội bộ: $5.000 - Hỗ trợ: $1.200 mỗi năm Chi phí ước tính năm đầu tiên: $29.900 Công cụ B - Phí phần mềm: $1.400 mỗi tháng - Thiết lập: $1.000 - Di chuyển dữ liệu: đã bao gồm - Công việc tích hợp: $1.500 - Đào tạo: đã bao gồm - Lao động nội bộ: $2.000 - Hỗ trợ: đã bao gồm Chi phí ước tính cho năm đầu tiên: $22.300 Công cụ A có mức giá hàng tháng thấp hơn. Công cụ B có chi phí thấp hơn trong năm đầu tiên vì nó tạo ra ít công việc nội bộ hơn. Nhóm vẫn nên kiểm tra năm thứ hai và thứ ba. Phí thiết lập thấp có thể kéo theo phí gia hạn cao hơn. Phí hàng tháng cao hơn cũng có thể bao gồm các tính năng giúp giảm chi tiêu trong tương lai. Sự lựa chọn đúng đắn phụ thuộc vào toàn bộ thời gian chứ không phải một dòng trên báo giá. ## Yêu cầu bản đồ chi phí bằng văn bản Trước khi phê duyệt một giải pháp, tôi yêu cầu nhà cung cấp xác nhận: - Mọi khoản phí bắt buộc - Mọi tính năng tùy chọn cần thiết cho quy trình làm việc của chúng tôi - Giới hạn người dùng và bộ nhớ - Điều kiện tích hợp - Thời gian phản hồi hỗ trợ - Trách nhiệm di chuyển - Phạm vi đào tạo - Quy tắc gia hạn - Điều khoản xuất và hủy Tôi giữ câu trả lời cùng với đề xuất. Những lời hứa bằng lời nói có thể khó được xác nhận sau này. Khi nhà cung cấp không thể giải thích chi phí một cách rõ ràng, tôi đánh dấu nó là chưa biết và đưa ra ước tính hợp lý. Một chi phí chưa biết không nên được coi là bằng không. Quyết định mua hàng mạnh mẽ nhất không phải lúc nào cũng là quyết định có báo giá rẻ nhất. Nó cho thấy doanh nghiệp sẽ trả những gì, nhóm phải cung cấp công việc gì và những gì có thể thay đổi sau khi ra mắt. Đánh giá chi phí rõ ràng sẽ bảo vệ ngân sách và giúp nhóm có cơ hội tốt hơn trong việc lựa chọn giải pháp phù hợp với công việc hàng ngày. Giá bắt đầu cuộc thảo luận. Tổng chi phí nên hướng dẫn nó.

Quyết định mua hàng không nên bắt đầu bằng “Nó giá bao nhiêu?” Tôi bắt đầu bằng một câu hỏi khác: Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không làm gì? Nhiều người mua tập trung vào mức giá hiển thị trên đề xuất. Con số đó thật dễ dàng để nhìn thấy, so sánh và bàn luận. Cái giá của việc chờ đợi ít được thấy hơn. Nó có thể xuất hiện thông qua việc mất doanh thu, sửa chữa nhiều lần, thời gian của nhân viên, thời hạn trễ, khiếu nại của khách hàng hoặc công việc không bao giờ được hoàn thành. Không làm gì vẫn là một quyết định. Nó chỉ đơn giản là có một mức giá ít rõ ràng hơn. Khi xem xét một giao dịch mua, tôi so sánh hai con đường: - Chi phí thực hiện hành động - Chi phí để duy trì tình trạng hiện tại Điều này không có nghĩa là mọi vấn đề đều cần một sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Điều đó có nghĩa là quyết định phải dựa trên bằng chứng thay vì nỗi sợ hãi, áp lực hoặc mức giá thấp. Tôi sử dụng một quy trình đơn giản. 1. Mô tả vấn đề hiện tại Tôi viết ra những gì đang xảy ra ngày hôm nay. Một mô tả hữu ích bao gồm: - Tần suất xuất hiện của vấn đề - Ai dành thời gian giải quyết nó - Công việc nào bị trì hoãn - Khách hàng hoặc thành viên nhóm gặp phải vấn đề gì - Công cụ hoặc quy trình nào đang được sử dụng - Phần nào của vấn đề là sự thật đã được xác nhận. Ví dụ: “Nhóm của chúng tôi cần một hệ thống tốt hơn” là quá rộng. Một phiên bản rõ ràng hơn có thể là: "Nhân viên bán hàng của chúng tôi dành khoảng 40 phút mỗi ngày để sao chép thông tin khách hàng giữa hai công cụ. Một số hồ sơ không đầy đủ và người quản lý xem xét cùng một thông tin nhiều hơn một lần một tuần." Mô tả thứ hai mang lại cho tôi điều gì đó mà tôi có thể đo lường được. 2. Biến thời gian bị lãng phí thành chi phí kinh doanh Thời gian có chi phí ngay cả khi không có hóa đơn đính kèm. Nếu năm nhân viên, mỗi người dành 40 phút mỗi ngày cho công việc lặp đi lặp lại, doanh nghiệp sẽ mất hơn ba giờ năng lực làm việc nhóm mỗi ngày. Trong một tháng, có thể lên tới hàng chục giờ. Tôi có thể ước tính chi phí bằng công thức đơn giản này: Số giờ bị mất × ngày làm việc × chi phí nhân viên theo giờ = chi phí thời gian ước tính Chi phí nhân viên theo giờ có thể bao gồm tiền lương và chi phí sử dụng lao động. Nó không cần phải chính xác ngay từ đầu. Một ước tính hợp lý sẽ hữu ích hơn là bỏ qua vấn đề. Phương pháp tương tự có thể áp dụng cho: - Nhập dữ liệu thủ công - Hỗ trợ khách hàng nhiều lần - Thời gian ngừng hoạt động của thiết bị - Làm lại do lỗi - Xử lý đơn hàng bị trì hoãn - Không theo dõi được - Kiểm tra quản lý bổ sung Tôi giữ ước tính trung thực. Nếu các con số không chắc chắn, tôi đưa ra một phạm vi thay vì đưa ra phỏng đoán như một sự thật. 3. Đo lường tác động lên doanh thu Một số chi phí xuất hiện dưới dạng cơ hội bị bỏ lỡ thay vì chi phí trực tiếp. Trả lời chậm có thể khiến khách hàng tiềm năng chọn nhà cung cấp khác. Quy trình đặt chỗ bị hỏng có thể khiến các cuộc hẹn không được sử dụng. Một trang sản phẩm có thông tin không rõ ràng có thể làm tăng yêu cầu hỗ trợ và giảm số lượng đơn hàng đã hoàn thành. Tôi hỏi: - Mỗi tháng nhận được bao nhiêu câu hỏi? - Có bao nhiêu người trở thành khách hàng? - Mọi người dừng lại ở đâu? - Giá trị trung bình của một lần bán là bao nhiêu? - Bao nhiêu doanh thu có thể bị ảnh hưởng bởi vấn đề hiện tại? Tôi không khẳng định rằng mỗi lần bán hàng bị lỡ đều do một vấn đề. Tôi tìm kiếm các mẫu trong tin nhắn của khách hàng, dữ liệu trang web, phản hồi của nhân viên và hồ sơ bán hàng. Một sự sụt giảm nhỏ trong chuyển đổi có thể quan trọng đối với một công ty đang phát triển. Một quy trình ổn định có thể quan trọng hơn giá mua rẻ hơn. 4. Thêm chi phí sửa chữa, chậm trễ và rủi ro Tùy chọn hiện tại có vẻ hợp lý vì chi phí bổ sung của nó được trải đều trong năm. Tôi kiểm tra: - Hóa đơn sửa chữa - Phụ tùng thay thế - Phí dịch vụ - Đăng ký phần mềm bổ sung - Làm thêm giờ - Thời gian đào tạo - Trì hoãn giao hàng - Hoàn tiền hoặc tín dụng - Chỉnh sửa dữ liệu - Công việc bảo mật hoặc tuân thủ Một doanh nghiệp giữ máy in, máy hoặc hệ thống phần mềm cũ có thể chi tiêu ít trong một tháng và nhiều hơn thế trong suốt một năm. Giá mua một thiết bị thay thế chỉ là một phần của sự so sánh. Rủi ro cũng cần được xử lý cẩn thận. Tôi tránh gán một giá trị ấn tượng cho một sự kiện có thể không bao giờ xảy ra. Tôi ghi lại tác động có thể xảy ra, ước tính khả năng xảy ra dựa trên bằng chứng sẵn có và giải thích các giới hạn của ước tính. 5. So sánh các lựa chọn trong cùng một khoảng thời gian Tôi so sánh cả hai lộ trình trong 12 tháng, 24 tháng hoặc một khoảng thời gian hữu ích khác. Bên “mua” có thể bao gồm: - Chi phí mua hoặc thiết lập - Phí đăng ký - Đào tạo nhân viên - Công việc di chuyển - Bảo trì - Tích hợp - Hỗ trợ Bên "không làm gì" có thể bao gồm: - Mất giờ làm của nhân viên - Chi phí sửa chữa hiện tại - Công việc bị trì hoãn - Doanh số bán hàng bị mất - Chi phí dịch vụ khách hàng - Giá tăng đã biết - Cách giải quyết được nhóm sử dụng. Sự so sánh này thường làm thay đổi cuộc trò chuyện. Một giao dịch mua có vẻ đắt tiền vào ngày đầu tiên có thể hợp lý khi chi phí hiện tại tiếp tục tăng hàng tháng. Một công cụ chi phí thấp có thể trông kém phù hợp hơn khi bao gồm các nhu cầu đào tạo, hỗ trợ và thay thế. 6. Đặt thời điểm quyết định Tôi đưa ra ngày xem xét rõ ràng cho quyết định thay vì để vấn đề vẫn còn bỏ ngỏ. Trước ngày đó, tôi thu thập thông tin còn thiếu, nói chuyện với những người sử dụng quy trình và yêu cầu thông tin chi tiết về nhà cung cấp rõ ràng. Tôi kiểm tra các điều khoản hợp đồng, quy tắc gia hạn, phạm vi hỗ trợ, quyền truy cập dữ liệu và điều kiện hủy. Tôi cũng hỏi một bước nhỏ hơn sẽ như thế nào. Việc thử nghiệm có giới hạn, thay đổi quy trình hoặc sửa chữa có thể giải quyết được một phần vấn đề mà không tạo ra cam kết lớn. Nhà cung cấp phải có khả năng giải thích sản phẩm có chức năng gì, không làm được gì và chi phí nào là riêng biệt. Tôi thích một câu trả lời rõ ràng hơn là một lời hứa lớn lao. Một ví dụ hữu ích đến từ hoạt động kinh doanh hàng ngày. Một nhà bán lẻ nhỏ có thể trì hoãn việc thay thế hệ thống tồn kho cũ vì hệ thống mới yêu cầu thiết lập và đào tạo nhân viên. Hệ thống hiện tại có vẻ rẻ hơn. Sau khi theo dõi công việc, người chủ thấy rằng mỗi tuần nhân viên phải mất vài giờ để sửa lại sổ sách tồn kho và kiểm tra đơn hàng bằng tay. Sau đó, người chủ so sánh chi phí thay thế với thời gian nhân viên bị mất trong một năm và lỗi hàng tồn kho. Quyết định trở nên dễ dàng hơn vì nó dựa trên bức tranh toàn cảnh chứ không chỉ dựa trên mức giá trả trước. Tôi không mua đơn giản chỉ vì cảm giác chờ đợi không thoải mái. Tôi cũng không trì hoãn chỉ vì việc mua hàng đã có giá rõ ràng. Tôi đo lường chi phí của vấn đề hiện tại, kiểm tra các giả định, so sánh các lựa chọn thực tế và dành chỗ cho một giải pháp nhỏ hơn khi phù hợp. Một quyết định hợp lý có thể dẫn đến việc mua hàng, sửa chữa, thay đổi quy trình hoặc chưa có hành động nào. Điều quan trọng là phải biết chi phí thực sự của việc “không hành động” là bao nhiêu.

Nhiều quyết định đầu tư có vẻ hợp lý khi tôi chỉ kiểm tra giá. Chi phí tiềm ẩn thường nằm trong khoảng thời gian đưa ra quyết định: so sánh các nhà cung cấp, xem xét phí, tìm hiểu các thuật ngữ không quen thuộc, quản lý thủ tục giấy tờ và sửa lỗi sau khi mua. Nếu bỏ qua thời gian đó, tôi có thể chọn phương án có chi phí cao hơn dự kiến. Việc kiểm tra thời gian đơn giản có thể biến cảm giác mất mát mơ hồ thành ước tính tiết kiệm rõ ràng. ### 1. Theo dõi thời gian trước khi chi tiêu Tôi viết ra mọi công việc liên quan đến việc đầu tư hoặc mua sắm. Điều đó có thể bao gồm: - Nghiên cứu nhà cung cấp - So sánh tính năng - Đọc biểu phí - Chuẩn bị hồ sơ - Lập tài khoản - Tìm hiểu cách sử dụng dịch vụ - Trả lời các câu hỏi tiếp theo - Sửa các lỗi có thể tránh được Tôi ghi thời gian bằng phút chứ không phải đoán mò. Một nhiệm vụ có cảm giác như “chỉ vài phút” có thể mất vài giờ trong một tháng. Ví dụ: tôi có thể dành 45 phút để so sánh các tùy chọn, 30 phút để đọc các thuật ngữ và thiết lập xử lý một giờ nữa. Giá có thể nhìn thấy được có thể là 300 USD, tuy nhiên quyết định này cũng đã tiêu tốn hơn hai giờ làm việc của tôi. ### 2. Hãy cho thời gian đã mất một giá trị hợp lý Tôi không cần phải gán một cái giá cảm tính cho từng phút. Tôi sử dụng một ước tính thực tế. Đối với công việc được trả lương, tôi có thể sử dụng mức lương theo giờ của mình. Nếu tôi kiếm được 30 USD mỗi giờ và dành 5 giờ để xử lý một quyết định đầu tư thì chi phí thời gian là khoảng 150 USD. Đối với các công việc cá nhân, tôi có thể so sánh thời gian đó với những việc hữu ích mà tôi có thể làm: - Hoàn thành công việc của khách hàng - Nghỉ ngơi sau một ngày làm việc dài - Quản lý công việc gia đình - Học một kỹ năng - Dành thời gian cho gia đình Điều này không có nghĩa là mỗi giờ đều phải tạo ra thu nhập. Nó giúp tôi nhìn thấy sự đánh đổi rõ ràng hơn. Một công thức đơn giản có tác dụng tốt: Tổng chi phí = Giá tiền mặt + Thời gian sử dụng × Giá trị theo giờ Kết quả là ước tính chứ không phải lời hứa. Mục đích của nó là hỗ trợ một quyết định cân bằng hơn. ### 3. Tách nghiên cứu khỏi việc tìm kiếm lặp đi lặp lại Nghiên cứu có thể giúp tôi hiểu được một lựa chọn. Tìm kiếm lặp đi lặp lại có thể tiêu tốn thời gian mà không mang lại nhiều sự rõ ràng. Tôi đặt ra giới hạn nghiên cứu rõ ràng. Đối với một giao dịch mua hoặc dịch vụ nhỏ, đó có thể là một hoặc hai phiên tập trung. Đối với một quyết định tài chính lớn hơn, tôi có thể cần thêm thời gian và hướng dẫn chuyên môn. Trong mỗi buổi học, tôi tìm kiếm thông tin cụ thể: - Tôi đang trả tiền cho cái gì? - Có phí liên tục không? - Tôi có thể hủy hoặc thay đổi dịch vụ không? - Rủi ro nào có thể làm giảm giá trị? - Tôi sẽ cần phải quản lý công việc gì? - Thiếu thông tin gì? Nếu những câu hỏi tương tự vẫn chưa được trả lời sau nhiều lần xem xét, tôi sẽ tạm dừng thay vì tiếp tục cuộn qua nhiều trang hơn. ### 4. So sánh chi phí khi tự mình thực hiện Việc tự quản lý có thể giảm chi phí trực tiếp nhưng cũng có thể cần được chú ý thường xuyên. Tôi ước tính công việc trong một tháng hoặc một năm. Giả sử một dịch vụ tiết kiệm được 20 USD phí hàng tháng nhưng lại yêu cầu hai giờ làm việc thủ công mỗi tháng. Nếu thời gian của tôi trị giá 30 USD một giờ thì hai giờ đó tương đương với khoảng 60 USD giá trị thời gian. Điều đó không làm cho dịch vụ tự động tốt hơn. Tôi có thể thích công việc này, muốn kiểm soát nhiều hơn hoặc có đủ thời gian rảnh. Việc tính toán chỉ đơn giản cho thấy sự đánh đổi. Một khoản phí thấp hơn không phải lúc nào cũng có nghĩa là tổng chi phí thấp hơn. ### 5. Thêm mức cho phép sai sót Một số lựa chọn sẽ tạo thêm công việc khi thiếu chi tiết. Thanh toán bị trì hoãn, biểu mẫu không chính xác hoặc phí bị hiểu sai có thể mất nhiều thời gian hơn để khắc phục. Tôi không cho rằng những sai lầm sẽ xảy ra. Tôi bao gồm một khoản trợ cấp lập kế hoạch nhỏ cho những nhiệm vụ có thể cần điều chỉnh. Điều này giữ cho ước tính gần hơn với kinh nghiệm hàng ngày. Ví dụ: tài khoản tự quản lý có thể yêu cầu: - Đánh giá hàng tháng - Lưu giữ hồ sơ - Chứng từ thuế - Kiểm tra mật khẩu và bảo mật - Liên hệ với nhóm hỗ trợ Một nhà cung cấp có thể xử lý một số nhiệm vụ này, trong khi một nhà cung cấp khác có thể giao chúng cho tôi. Sự khác biệt quan trọng khi tôi so sánh toàn bộ chi phí. ### 6. Sử dụng một thử nghiệm nhỏ trước khi đưa ra cam kết lớn hơn. Khi có thể, tôi thử nghiệm quy trình với số tiền hạn chế hoặc thời gian phục vụ ngắn. Tôi kiểm tra xem thực sự mất bao nhiêu thời gian để thiết lập và bảo trì. Ví dụ: một nhà thiết kế tự do lựa chọn giữa hai công cụ kế toán. Một người có mức phí hàng tháng thấp hơn, tuy nhiên việc nhập hồ sơ và chuẩn bị báo cáo mất thêm khoảng ba giờ mỗi tháng. Sau khi theo dõi khối lượng công việc, nhà thiết kế nhận thấy rằng giá đăng ký thấp hơn không tạo ra tổng chi phí thấp hơn trong trường hợp của cô ấy. Loại thử nghiệm này không dự đoán lợi nhuận trong tương lai. Nó cho thấy tùy chọn này phù hợp với lịch trình và thói quen làm việc của tôi như thế nào. ### 7. Giữ cho quyết định được dễ dàng xem xét Tôi lưu một bản ghi ngắn với: - Chi phí tiền mặt - Chi phí thời gian ước tính - Công việc đang thực hiện - Rủi ro chính - Điều khoản hủy bỏ - Ngày xem xét trong tương lai Tôi tránh dựa vào trí nhớ. Một ghi chú rõ ràng giúp tôi xem lại lựa chọn mà không cần lặp lại nghiên cứu tương tự. Trước khi đầu tư, tôi muốn biết nhiều hơn giá cả. Tôi muốn hiểu rõ thời gian cần thiết, công việc tôi phải quản lý và những chi phí có thể phát sinh sau này. Thời gian bị mất không phải lúc nào cũng hiển thị trên biên lai. Một cuộc kiểm tra trong thời gian ngắn có thể tiết lộ nó, đưa ra giá trị hợp lý cho nó và giúp tôi so sánh các lựa chọn mà ít phải phỏng đoán hơn. Mục tiêu không phải là tránh mọi khoản phí hoặc chọn con đường rẻ nhất. Mục tiêu là chọn một mức chi phí mà tôi có thể hiểu và quản lý được.

Nhiều doanh nghiệp tập trung vào giá mua và bỏ qua chi phí tiếp theo. Một chiếc máy có thể phù hợp với ngân sách. Một gói phần mềm có thể trông có giá cả phải chăng. Một nhà cung cấp mới có thể đưa ra mức giá thấp hơn. Tuy nhiên, chi phí thực tế có thể xuất hiện sau đó do công việc chậm, nhiệm vụ lặp đi lặp lại, lỗi hệ thống, đào tạo nhân viên, đơn hàng bị bỏ lỡ và khiếu nại của khách hàng. Tôi đã chứng kiến ​​các công ty mất hàng tuần để so sánh giá cả trong khi mỗi ngày lại mất tiền do làm việc kém hiệu quả. Báo giá thấp hơn rất dễ đo lường. Chi phí ẩn là không. ### Giá trên hóa đơn chỉ là một phần chi phí Hãy tưởng tượng một nhà kho nhỏ đang lựa chọn giữa hai hệ thống quản lý đơn hàng. Hệ thống A có giá 8.000 USD và yêu cầu công nhân nhập chi tiết đơn hàng bằng tay. Hệ thống B có giá 12.000 USD và kết nối với các công cụ bán hàng và vận chuyển của công ty. Thoạt nhìn, Hệ thống A có vẻ rẻ hơn. Nếu mỗi lệnh thủ công mất thêm ba phút thì chi phí sẽ thay đổi nhanh chóng. Với 300 đơn hàng mỗi ngày: - Mất 900 phút để nhập dữ liệu bổ sung - Công nhân mất 15 giờ mỗi ngày - Khả năng xảy ra chậm trễ trong vận chuyển - Người quản lý dành nhiều thời gian hơn để kiểm tra lỗi - Khách hàng có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ về các đơn hàng trễ. Chênh lệch 4.000 USD giữa các hệ thống có thể nhỏ hơn chi phí nhân công và dịch vụ do lựa chọn rẻ hơn tạo ra. Điều này không có nghĩa sản phẩm có giá cao hơn luôn là lựa chọn đúng đắn. Nó có nghĩa là giá cả phải được đánh giá bên cạnh công việc mà sản phẩm tạo ra hoặc loại bỏ. ### Tôi xem xét bốn chi phí trước khi mua hàng #### 1. Chi phí mua hàng Đây là số tiền được hiển thị trên báo giá hoặc hóa đơn. Tôi kiểm tra: - Giá sản phẩm - Phí cài đặt - Phí đăng ký - Chi phí giao hàng - Điều khoản hợp đồng - Điều kiện gia hạn - Phụ kiện bắt buộc Điều này cho tôi điểm khởi đầu chứ không phải câu trả lời đầy đủ. #### 2. Chi phí vận hành Một sản phẩm có thể cần thời gian của nhân viên, bảo trì, đào tạo, bảo quản hoặc hỗ trợ kỹ thuật. Tôi hỏi: - Nhóm sẽ sử dụng nó trong bao nhiêu giờ? - Có ai cần quản lý hệ thống hàng ngày không? - Nhân viên có cần đào tạo có trả lương không? - Có bao gồm các bản cập nhật hoặc sửa chữa không? - Sản phẩm có hoạt động với các công cụ hiện tại không? Một công cụ giá rẻ cần 5 giờ làm việc thủ công mỗi tuần có thể đắt hơn một công cụ giá cao hơn giúp giảm thời gian làm việc đó xuống còn một giờ. #### 3. Chi phí lỗi Tôi chú ý đến những lỗi lặp lại. Một lỗi nhỏ có thể dẫn đến: - Làm lại - Hoàn tiền - Giao hàng chậm trễ - Báo cáo không chính xác - Mất lòng tin của khách hàng - Thêm cuộc gọi giữa các nhóm Một quy trình phụ thuộc vào việc sao chép dữ liệu trên nhiều hệ thống sẽ tạo ra nhiều chỗ hơn cho lỗi. Tự động hóa có thể giảm thiểu rủi ro đó nhưng cần phải kiểm tra nó trước khi mua. Một hệ thống không phù hợp với quy trình làm việc của công ty có thể tạo ra một loạt vấn đề mới. #### 4. Chi phí trì hoãn Thời gian có chi phí kinh doanh. Khi quá trình phê duyệt mất ba ngày thay vì ba giờ, nhóm bán hàng có thể bỏ lỡ yêu cầu của khách hàng. Khi báo cáo yêu cầu thực hiện thủ công, người quản lý có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu cũ. Khi máy dừng thường xuyên, lịch trình sản xuất sẽ rời xa kế hoạch. Tôi đo lường sự chậm trễ bằng cách hỏi doanh nghiệp không thể làm gì trong khi mọi người chờ đợi. ### Một cách thực tế để so sánh các lựa chọn Tôi sử dụng một phép tính đơn giản: Tổng chi phí = giá mua + chi phí vận hành + chi phí sai sót + chi phí chậm trễ Các con số không cần phải hoàn hảo. Một ước tính hợp lý sẽ hữu ích hơn một quyết định chỉ dựa trên báo giá thấp nhất. Một công ty có thể so sánh hai lựa chọn trong khoảng thời gian 12 tháng: | Khu vực chi phí | Lựa chọn A | Lựa chọn B | |---|---:|---:| | Mua hàng | 8.000 USD | 12.000 USD | | Thời gian của nhân viên | 18.000 USD | 7.000 USD | | Sửa lỗi | 5.000 USD | 2.000 USD | | Hỗ trợ và bảo trì | 3.000 USD | 4.000 USD | | Chi phí ước tính hàng năm | 34.000 USD | 25.000 USD | Lựa chọn B có chi phí ban đầu cao hơn nhưng chi phí ước tính hàng năm lại thấp hơn. Kết quả có thể thay đổi khi các con số thay đổi, vì vậy tôi coi bảng như một công cụ quyết định hơn là một lời hứa. ### Tôi kiểm tra quy trình làm việc trước khi phê duyệt mua hàng Việc trình diễn sản phẩm thường chỉ ra đường đi suôn sẻ nhất. Công việc hàng ngày hiếm khi đơn giản như vậy. Tôi yêu cầu nhà cung cấp hiển thị các nhiệm vụ như: - Tạo đơn hàng mới - Sửa chi tiết khách hàng - Xử lý hàng trả lại - Xuất báo cáo - Kết nối với phần mềm hiện có - Khôi phục sau lỗi - Cấp quyền truy cập cho các nhân viên khác nhau. Tôi mời những người sẽ sử dụng sản phẩm hàng ngày. Người quản lý có thể thích báo cáo trong khi nhân viên nhận thấy rằng mọi đơn hàng đều yêu cầu nhấp chuột thêm. Cả hai quan điểm đều quan trọng. Một buổi thử nghiệm ngắn có thể tiết lộ nhiều điều hơn một bài thuyết trình bán hàng dài dòng. Tôi theo dõi thời gian, lỗi, câu hỏi hỗ trợ và phản hồi của nhân viên trong quá trình kiểm tra. Việc mua hàng rẻ nhất không phải lúc nào cũng là quyết định có chi phí thấp nhất. Lựa chọn tốt hơn là lựa chọn phù hợp với quy trình làm việc, hạn chế công việc lặp lại và cung cấp cho nhóm đủ quyền kiểm soát để sử dụng tốt. Khi tôi so sánh một lựa chọn, tôi không chỉ hỏi “Giá mua cái này là bao nhiêu?” Tôi hỏi: “Việc này sẽ khiến doanh nghiệp phải trả bao nhiêu tiền mỗi tuần sau khi chúng ta mua nó?” Câu hỏi đó bộc lộ sự thiếu hiệu quả tiềm ẩn. Nó giúp tôi bảo vệ tiền mặt, giảm công sức lãng phí và lựa chọn dựa trên toàn bộ chi phí của quyết định thay vì con số in trên báo giá. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến nội dung của bài viết này, vui lòng liên hệ với Zeng: lila@zybrushtech.com/WhatsApp +8615262232790.

Peter F Drucker (2007) Những thách thức quản lý trong thế kỷ 21 Robert S Kaplan và David P Norton (2004) Bản đồ chiến lược Chuyển đổi tài sản vô hình thành kết quả hữu hình Michael E Porter (1985) Tạo lợi thế cạnh tranh Tạo và duy trì hiệu suất vượt trội Gene Kim Kevin Behr và George Spafford (2013) Dự án Phoenix Một cuốn tiểu thuyết về các nhà phát triển CNTT và giúp doanh nghiệp của bạn giành chiến thắng Thomas C Redman (2013) Định hướng dữ liệu Tạo ra văn hóa dữ liệu Viện Quản lý Dự án (2021) Hướng dẫn về Khối Kiến thức Quản lý Dự án Hướng dẫn PMBOK Ấn bản thứ bảy