Điều gây sốc: Sản xuất nhanh hơn 30% với máy trồng và nghiền tích hợp của chúng tôi.

Khi sản xuất chậm lại, nguyên nhân không phải lúc nào cũng là do máy móc. Tôi có thể thấy thiết bị không hoạt động, kiểm tra chất lượng lặp đi lặp lại, thiếu nguyên vật liệu, thời gian thay đổi kéo dài hoặc người vận hành đang chờ phê duyệt. Mỗi độ trễ trông có vẻ nhỏ. Trong toàn bộ ca làm việc, những phút đó có thể làm giảm sản lượng hàng ngày và tăng áp lực cho nhóm. Chu kỳ sản xuất nhanh hơn 30% có thể bắt đầu bằng việc kiểm soát tốt hơn công việc hiện có. Mục tiêu phải đến từ dữ liệu đo lường được, không phải là một lời hứa suông. Tôi bắt đầu với quá trình hiện tại. Tôi ghi lại: - Tổng thời gian sản xuất - Thời gian chạy máy - Thời gian chuyển đổi - Thời gian chờ đợi - Làm lại và phế liệu - Sản lượng mỗi ca - Dừng đột xuất - Thời gian di chuyển nguyên liệu Điều này tạo ra một đường cơ sở rõ ràng. Nếu hôm nay một đợt mất 100 phút thì mức giảm 30% sẽ đưa mục tiêu xuống còn khoảng 70 phút. Kết quả đó có thể không phù hợp với mọi sản phẩm, ca làm việc hoặc cơ sở. Các con số cần phải đến từ dòng đang được xem xét. Bước tiếp theo là xác định độ trễ lớn nhất. Một nhóm sản xuất có thể thấy rằng máy chính của họ chạy tốt nhưng người vận hành lại mất thời gian tìm kiếm công cụ hoặc chờ giao nguyên liệu. Một nhóm khác có thể phát hiện ra rằng việc thay đổi sản phẩm mất 45 phút vì cài đặt được ghi ở những nơi khác nhau. Tôi tập trung vào độ trễ lặp lại thường xuyên nhất. Giải quyết một sự chậm trễ nhỏ thường xuyên có thể tạo ra nhiều giá trị hơn là thay đổi một sự kiện lớn hiếm hoi. Kế hoạch cải tiến thực tế có thể bao gồm: Chuẩn bị nguyên vật liệu trước ca làm việc Vật liệu, dụng cụ, nhãn và hướng dẫn công việc phải sẵn sàng trước khi bắt đầu sản xuất. Một danh sách kiểm tra đơn giản có thể giảm bớt các chuyến đi khắp cơ sở và giúp người vận hành bắt đầu với ít gián đoạn hơn. Tạo một quy trình chuyển đổi Tôi sử dụng một trình tự cố định để làm sạch, thay thế dụng cụ, kiểm tra cài đặt, sản xuất thử và phê duyệt. Hình ảnh, nhãn rõ ràng và cài đặt được ghi lại có thể giúp những người vận hành khác nhau thực hiện cùng một quy trình. Tách biệt các tác vụ bên trong và bên ngoài Một số tác vụ yêu cầu máy phải dừng. Các nhiệm vụ khác có thể được hoàn thành trong khi đợt trước vẫn đang chạy. Chuẩn bị dụng cụ và vật liệu đóng gói trước khi bắt đầu dừng hoạt động có thể rút ngắn thời gian không hoạt động. Theo dõi nguyên nhân, không chỉ đầu ra Con số đầu ra hàng ngày không giải thích được lý do sản lượng thay đổi. Tôi yêu cầu tổ ghi lại lý do mỗi lần dừng như thiếu nguyên liệu, điều chỉnh chất lượng, lỗi thiết bị, nhân viên chờ hướng dẫn. Đặt quy trình kiểm tra chất lượng gần nguồn Khi phát hiện sai sót muộn, nhóm có thể cần phải kiểm tra hoặc làm lại một số bộ phận. Việc kiểm tra gần với hoạt động liên quan có thể giúp xác định vấn đề sớm hơn và giảm bớt công việc lặp lại. Xem lại dây chuyền với người vận hành Người vận hành thường biết thời gian bị mất ở đâu vì họ làm việc với quy trình hàng ngày. Tôi hỏi những câu hỏi đơn giản: - Nhiệm vụ nào mất nhiều thời gian hơn bình thường? - Bạn thường chờ đợi điều gì nhất? - Hướng dẫn nào khó thực hiện? - Sai lầm thường xuất hiện ở đâu? - Thay đổi nhỏ nào sẽ giúp việc chuyển đổi dễ dàng hơn? Một nhà máy trong lĩnh vực đóng gói thực phẩm đã sử dụng phương pháp này sau khi nhận thấy có những khoảng dừng dài giữa các lần chạy sản phẩm. Nhóm đã đo lường các bước chuyển đổi và nhận thấy nhãn và dụng cụ vệ sinh được cất giữ ở những khu vực riêng biệt. Di chuyển các vật phẩm lại gần hơn không cần thiết bị mới. Nó làm giảm việc đi bộ và giúp nhóm hoàn thành việc chuyển đổi với ít gián đoạn hơn. Nhóm nghiên cứu không coi kết quả này như một lời hứa lâu dài. Nó so sánh nhiều ca, kiểm tra chất lượng sản phẩm và xem xét liệu thay đổi có hiệu quả với các nhà khai thác khác nhau hay không. Điều này làm cho sự cải thiện dễ dàng hơn để xác nhận. Việc đo lường nên tiếp tục sau mỗi lần điều chỉnh. Tôi so sánh: - Thời gian chu kỳ trước - Thời gian chu kỳ mới - Sản lượng mỗi ca - Tỷ lệ lỗi - Số giờ làm thêm - Thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch - Phản hồi của người vận hành Nếu sản xuất nhanh hơn nhưng lỗi tăng lên thì quy trình cần được xem xét lại. Tốc độ không có chất lượng ổn định có thể tạo thêm công việc sau này. Một dự án cải tiến hữu ích không bắt đầu bằng việc mua sắm lớn. Nó bắt đầu với một cái nhìn rõ ràng về quy trình, độ trễ được đo lường và sự thay đổi mà nhóm có thể duy trì. Có thể đạt được kết quả nhanh hơn 30% ở một số cơ sở sản xuất, trong khi một dây chuyền khác có thể cải thiện với mức độ nhỏ hơn. Mục tiêu phù hợp phụ thuộc vào thiết bị, hỗn hợp sản phẩm, nhân sự, luồng nguyên liệu và điểm xuất phát. Tôi sẽ bắt đầu với một dòng, một độ trễ lặp lại và một thay đổi có thể đo lường được. Điều đó mang lại cho nhóm một cách thực tế để tìm hiểu những gì hiệu quả trước khi áp dụng phương pháp này vào hoạt động rộng hơn.

Quản lý việc trồng trọt và tàn dư cây trồng bằng thiết bị riêng biệt có thể khiến công việc hàng ngày của một trang trại nhỏ trở nên khó khăn hơn. Tôi có thể cần một máy để đặt hạt giống và một máy khác để xử lý nguyên liệu thực vật. Điều đó có nghĩa là có nhiều thời gian thiết lập hơn, nhiều không gian lưu trữ hơn và nhiều chuyển động máy hơn trên hiện trường. Máy trồng và mài thông minh sẽ kết hợp cả hai nhiệm vụ vào một quy trình công việc. Tôi có thể sử dụng nó để đặt hạt giống vào đất đã chuẩn bị sẵn, sau đó xử lý tàn dư thực vật đã chọn khi máy được thiết lập để nghiền. Kết quả chính xác phụ thuộc vào loại cây trồng, điều kiện đất đai, độ ẩm nguyên liệu và cài đặt máy nên tôi vẫn cần kiểm tra hướng dẫn vận hành trước mỗi công việc. Công việc bắt đầu bằng việc kiểm tra đơn giản: - Kiểm tra hộp đựng hạt giống và buồng nghiền. - Loại bỏ đá, dây điện và các vật cứng lạ. - Đặt độ sâu trồng và khoảng cách hàng cho cây trồng. - Điều chỉnh cài đặt xay cho phù hợp với nguyên liệu thực vật. - Test máy trên diện tích nhỏ. - Kiểm tra kết quả trước khi che phần lớn hơn. Quá trình này giúp tôi tránh được việc thay đổi cài đặt mà không kiểm tra đất hoặc vật liệu. Thân cây khô có thể cần chế độ nghiền khác với thực vật tươi xanh. Hạt nhỏ cũng có thể yêu cầu tỷ lệ thức ăn khác với hạt lớn hơn. Giá trị chính là chuỗi thiết bị ngắn hơn. Tôi không cần phải di chuyển giữa nhiều máy cho mỗi giai đoạn làm việc tại hiện trường. Thiết lập nhỏ gọn cũng có thể giúp ích cho các trang trại có không gian lưu trữ hạn chế. Đối với người trồng rau quy mô nhỏ, máy có thể hỗ trợ gieo hạt ở một phần ruộng trong khi xử lý tàn dư cây trồng phù hợp ở khu vực khác. Một ví dụ thực tế là một trang trại nhỏ sau vụ thu hoạch rau. Người vận hành sẽ loại bỏ vật liệu không mong muốn, kiểm tra đá và kim loại và tiến hành thử nghiệm mài ngắn. Sau công đoạn nghiền, người vận hành vệ sinh khoang chứa và chuẩn bị phần gieo hạt cho công việc gieo hạt tiếp theo. Bước làm sạch bổ sung này rất quan trọng vì vật liệu thực vật còn sót lại có thể ảnh hưởng đến dòng chảy của hạt giống. Điều khiển thông minh có thể giúp giám sát công việc dễ dàng hơn. Tùy thuộc vào kiểu máy, hệ thống có thể cung cấp tốc độ có thể điều chỉnh, kiểm soát nguồn cấp dữ liệu, cài đặt độ sâu hoặc cảnh báo vận hành. Những tính năng này không thay thế sự đánh giá của người vận hành. Tôi vẫn cần theo dõi khoảng cách giữa các hạt, sự tiếp xúc của đất, dòng nguyên liệu và các dấu hiệu tắc nghẽn. Việc bảo trì tốt còn bảo vệ hiệu suất hoạt động hàng ngày: - Làm sạch cả hai bộ phận làm việc sau khi sử dụng. - Kiểm tra dây đai, lưỡi dao, đĩa và ốc vít. - Kiểm tra các đầu ra hạt giống xem có bị bụi bẩn hoặc tắc nghẽn không. - Bôi trơn các bộ phận theo hướng dẫn. - Bảo quản máy ở nơi khô ráo, có bảo vệ. - Ghi lại các cài đặt hoạt động tốt cho từng loại cây trồng. Một cỗ máy không thể giải quyết mọi thách thức trong canh tác. Đất ướt, mặt đất không bằng phẳng, cặn quá lớn và vật liệu không phù hợp có thể làm giảm hiệu suất. Vẫn cần có một kế hoạch làm việc rõ ràng và các thiết lập phù hợp. Tôi thấy lợi ích lớn nhất trong việc giảm thiểu việc thay đổi thiết bị và giúp quản lý các công việc thường ngày dễ dàng hơn. Trồng và nghiền trong một máy thông minh có thể hỗ trợ quy trình làm việc có tổ chức hơn cho các trang trại, người trồng và người quản lý đất đai. Khi tôi điều chỉnh các cài đặt phù hợp với loại cây trồng, đất và nguyên liệu thực vật, tôi có thể sử dụng tốt hơn một thiết bị mà không mong đợi nó sẽ thay thế mọi công cụ khác.

Nhiều nhóm dành nhiều giờ làm việc mà không đạt được hiệu quả cao hơn. Vấn đề thường không phải là thiếu nỗ lực. Nó xuất phát từ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, các ưu tiên không rõ ràng, phê duyệt chậm và thường xuyên bị gián đoạn. Tôi thấy điều này ở các doanh nghiệp nhỏ hàng tuần. Một nhóm có thể dành ba giờ để chuẩn bị một báo cáo bán hàng, sau đó mất thêm một giờ để trả lời các tin nhắn rải rác về cùng một báo cáo. Ngày làm việc trở nên bận rộn nhưng những nhiệm vụ quan trọng vẫn chưa hoàn thành. Tôi sử dụng một cách tiếp cận đơn giản: loại bỏ công việc lặp đi lặp lại, bảo vệ thời gian tập trung và đo lường kết quả. ### 1. Theo dõi thời gian trôi qua Trước khi thay đổi một quy trình, tôi ghi lại cách sử dụng một ngày làm việc bình thường. Trong ba đến năm ngày, tôi viết ra: - Nhiệm vụ - Thời gian bắt đầu và kết thúc - Người chịu trách nhiệm - Lý do thực hiện nhiệm vụ - Bất kỳ sự chậm trễ hoặc bước lặp lại nào. Bản ghi này thường tiết lộ những tổn thất nhỏ rất dễ bỏ sót. Một công việc hàng ngày kéo dài 15 phút có vẻ không nghiêm trọng. Hơn 20 ngày làm việc, mất khoảng năm giờ. Một số nhiệm vụ tương tự có thể mất cả ngày mỗi tháng. Tôi không dựa vào trí nhớ ở đây. Một bảng tính đơn giản là đủ. Mục tiêu là xem công việc như nó diễn ra chứ không phải như tôi cho là nó sẽ xảy ra. ### 2. Loại bỏ những nhiệm vụ tạo ra ít giá trị Một số nhiệm vụ tồn tại vì chúng luôn là một phần của thói quen. Tôi hỏi ba câu hỏi: - Nhiệm vụ này có hỗ trợ khách hàng, việc bán hàng, sản phẩm hoặc quyết định kinh doanh không? - Có ai sử dụng kết quả không? - Có thể đạt được kết quả tương tự với ít bước hơn không? Một nhóm có thể chuẩn bị một báo cáo mà không ai đọc. Một nhóm khác có thể sao chép cùng một dữ liệu khách hàng vào ba hệ thống. Những nhiệm vụ này có thể tiêu tốn thời gian mà không cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Loại bỏ một nhiệm vụ có giá trị thấp thường dễ dàng hơn là tăng tốc nó. Tiết kiệm 30 phút mỗi ngày sẽ hữu ích hơn việc yêu cầu nhóm làm việc nhanh hơn trong thời gian ngắn. ### 3. Nhóm các công việc tương tự lại với nhau. Việc chuyển đổi nhiệm vụ thường xuyên sẽ tạo ra sự chậm trễ tiềm ẩn. Việc chuyển từ email của khách hàng sang hóa đơn, sau đó đến tin nhắn trên mạng xã hội, khiến mỗi tác vụ mất nhiều thời gian hơn. Tôi nhóm các công việc tương tự thành các khối rõ ràng: - Trả lời khách hàng từ 9:00 đến 9:30 - Kiểm tra đơn hàng từ 10:00 đến 10:45 - Lập kế hoạch nội dung từ 2:00 đến 3:00 - Cập nhật nội bộ vào một thời điểm cố định Phương pháp này khiến bộ não ít phải xử lý hơn. Nó cũng giúp người khác biết khi nào có thể nhận được thư trả lời. Một cửa hàng trực tuyến nhỏ có thể kiểm tra đơn hàng hai lần một ngày thay vì cứ vài phút lại mở hệ thống đặt hàng. Khách hàng vẫn nhận được thông tin cập nhật, trong khi nhóm có thời gian dài hơn để đóng gói, hỗ trợ hoặc làm việc với sản phẩm. ### 4. Sử dụng mẫu để liên lạc lặp lại Tôi không viết cùng một tin nhắn từ một trang trống mỗi lần. Các mẫu có thể trợ giúp: - Cập nhật đơn hàng - Xác nhận cuộc hẹn - Hướng dẫn hoàn tiền - Câu hỏi bán hàng - Yêu cầu nhiệm vụ nội bộ - Báo cáo hàng tuần Một mẫu hữu ích vẫn phải cho phép dòng cá nhân. Khách hàng có thể biết khi nào tin nhắn có cảm giác bị sao chép mà không cần quan tâm. Tôi sử dụng cấu trúc cố định cho những thông tin lặp lại, sau đó thêm các chi tiết liên quan đến hoàn cảnh của người đó. Điều này giúp giảm thời gian gõ và giữ cho chất lượng tin nhắn ổn định hơn. ### 5. Đặt chủ sở hữu rõ ràng cho từng nhiệm vụ Công việc chậm lại khi một số người tin rằng người khác chịu trách nhiệm. Đối với mỗi công việc thông thường, tôi xác định: - Một người làm chủ công việc - Kết quả mong đợi - Thời gian giao hàng - Người kiểm tra - Công cụ ghi lại công việc Điều này không có nghĩa là một người phải làm mọi việc. Nó có nghĩa là nhóm biết ai sẽ chuyển nhiệm vụ về phía trước. Cập nhật sản phẩm có thể có sự tham gia của người viết, nhà thiết kế và người quản lý. Một người vẫn nên điều phối quá trình. Nếu không có vai trò đó, các câu hỏi tương tự có thể xuất hiện trong một số cuộc trò chuyện và việc phê duyệt có thể không được thực hiện. ### 6. Bảo vệ công việc tập trung Nhiều người cố gắng hoàn thành công việc phức tạp trong khi thông báo xuất hiện vài phút một lần. Tôi coi thời gian tập trung là một phần của kế hoạch làm việc chứ không phải thời gian rảnh rỗi. Trong thời gian tập trung, tôi: - Tắt các cảnh báo không khẩn cấp - Đóng các tab không sử dụng - Giữ một nhiệm vụ mở - Viết ra những suy nghĩ không liên quan để sử dụng sau - Đặt thời gian kết thúc rõ ràng Một khối tập trung kéo dài 60 phút có thể tạo ra nhiều công việc hữu ích hơn ba giờ đồng hồ tập trung. Nghỉ ngắn vẫn còn quan trọng. Mục tiêu là làm việc ổn định, không làm việc không nghỉ ngơi. ### 7. Đo lường sản lượng, không bận rộn Làm việc lâu không phải lúc nào cũng cho thấy sự tiến bộ. Tôi chọn một số biện pháp hữu ích, chẳng hạn như: - Đã hoàn thành đơn hàng - Đã trả lời các yêu cầu hỗ trợ - Đã xuất bản bài viết - Nhận được khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn - Giảm lỗi sản xuất - Báo cáo được gửi đúng tiến độ. Ví dụ: nhóm hỗ trợ có thể giảm thời gian trả lời trung bình từ sáu giờ xuống còn ba giờ, trong khi vẫn duy trì mức độ hài lòng của khách hàng ở mức tương tự. Kết quả đó mang lại cho nhóm nhiều thông tin hơn là chỉ đếm số giờ trực tuyến. Tôi xem lại các con số mỗi tuần và hỏi điều gì đã gây ra sự thay đổi đó. Kết quả nhanh hơn sẽ không hữu ích nếu nó tạo ra nhiều lỗi hơn hoặc dịch vụ khách hàng kém. ### 8. Cải thiện từng quy trình một Những thay đổi lớn có thể tạo ra sự nhầm lẫn. Tôi thích thử nghiệm một điều chỉnh nhỏ trong một hoặc hai tuần. Một bài kiểm tra thực tế có thể như sau: 1. Chọn một nhiệm vụ lặp lại thường xuyên. 2. Ghi lại thời gian hiện tại và tỷ lệ lỗi. 3. Loại bỏ một bước không cần thiết. 4. Sử dụng mẫu hoặc danh sách kiểm tra chung. 5. So sánh kết quả mới với bản ghi cũ. 6. Chỉ giữ lại sự thay đổi nếu nó giúp ích cho nhóm. Cách tiếp cận này làm cho vấn đề dễ dàng được tìm thấy hơn. Nó cũng mang lại cho nhân viên cơ hội chia sẻ những gì hiệu quả và những gì không. Cắt giảm thời gian không phải là thúc đẩy mọi người di chuyển nhanh hơn cả ngày. Đó là về việc mang lại nhiều không gian hơn cho những công việc hữu ích. Khi các bước lặp lại được giảm bớt, quyền sở hữu rõ ràng và trọng tâm được bảo vệ, cùng một nhóm thường có thể làm việc hiệu quả hơn mà không gây thêm áp lực. Tôi bắt đầu với một nhiệm vụ, đo lường sự thay đổi và giữ cho quy trình trở nên đơn giản. Đó là nơi sản lượng ổn định thường bắt đầu.

Nhiều đội sản xuất phải đối mặt với cùng một vấn đề: quá nhiều máy móc, quá nhiều bàn giao và mất quá nhiều thời gian để điều chỉnh từng bước. Một máy duy nhất có thể giúp đưa nhiều nhiệm vụ vào một quy trình công việc. Nó có thể làm giảm sự di chuyển giữa các máy trạm, giúp quản lý hoạt động hàng ngày dễ dàng hơn và giúp người vận hành có cái nhìn rõ ràng hơn về quy trình sản xuất. Kết quả thực tế phụ thuộc vào chất liệu, thiết kế sản phẩm, cài đặt máy và kinh nghiệm của người vận hành, vì vậy tôi luôn khuyên bạn nên kiểm tra những điểm này trước khi mua hàng. Khi tôi đánh giá một chiếc máy, tôi nhìn vào toàn bộ quá trình hơn là một con số hiệu suất. Tôi hỏi: - Máy có thể xử lý được bao nhiêu bước? - Vẫn cần phải xử lý thủ công bao nhiêu? - Một người vận hành có thể vận hành nó một cách an toàn và thoải mái không? - Việc thay đổi cài đặt sản phẩm có dễ dàng không? - Máy cần bảo trì những gì? - Có phù hợp với cách bố trí nhà xưởng hiện tại không? - Có hỗ trợ kỹ thuật sau khi cài đặt không? Những câu hỏi này giúp tôi tránh được một lỗi thường gặp: chỉ chọn trang bị dựa trên tốc độ. Một chiếc máy chạy nhanh nhưng cần điều chỉnh thường xuyên có thể tạo ra nhiều công việc hơn cho nhóm. Một chiếc máy có quy trình làm việc ổn định, điều khiển đơn giản, công suất phù hợp sẽ dễ dàng sử dụng hàng ngày hơn. Ví dụ, một xưởng đóng gói nhỏ có thể sử dụng các thiết bị riêng biệt để tạo hình, hàn kín, cắt và kiểm tra. Mỗi lần chuyển đều mất thời gian. Mỗi máy cũng cần có kế hoạch thiết lập và bảo trì riêng. Một máy kết hợp có thể đưa một số nhiệm vụ này vào một dây chuyền. Xưởng có thể tốn ít thời gian hơn để di chuyển nguyên vật liệu giữa các trạm và có nhiều thời gian hơn để tổ chức sản xuất. Kết quả không giống nhau đối với mọi doanh nghiệp. Một công ty sản xuất một mặt hàng tiêu chuẩn có thể hưởng lợi từ việc thiết lập khác với một công ty xử lý nhiều kích cỡ sản phẩm. Tôi sẽ so sánh khối lượng sản xuất dự kiến, phạm vi nguyên liệu, không gian sẵn có và nhân sự trước khi chọn máy. Đánh giá thực tế có thể thực hiện theo bốn bước. 1. Lập bản đồ quy trình làm việc hiện tại Viết ra từng bước sản xuất, từ cấp nguyên liệu đến thu thập thành phẩm. Đánh dấu các điểm mà người vận hành chờ đợi, di chuyển vật liệu, thay đổi công cụ hoặc kiểm tra lỗi. Điều này cho thấy thời gian đang được sử dụng ở đâu. Nó cũng giúp xác định liệu một máy có thể thay thế một số nhiệm vụ riêng biệt hay không. 2. Ghép máy với sản phẩm Kiểm tra loại vật liệu, kích thước sản phẩm, độ dày, hình dạng và độ hoàn thiện theo yêu cầu. Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp mẫu làm việc khi có thể. Một máy có thể hoạt động tốt với một vật liệu và yêu cầu các cài đặt khác nhau cho vật liệu khác. Thử nghiệm mẫu đưa ra một tài liệu tham khảo hữu ích hơn so với tuyên bố về năng lực chung. 3. Xem lại hoạt động và bảo trì Các biện pháp điều khiển đơn giản có thể giảm thời gian đào tạo cho người vận hành mới. Khả năng tiếp cận rõ ràng các bộ phận bị mòn có thể giúp việc bảo trì định kỳ dễ dàng hơn. Tôi cũng kiểm tra quy trình làm sạch, các điểm điều chỉnh, tính năng an toàn và tính sẵn có của các bộ phận thay thế. Những chi tiết này ảnh hưởng đến việc sử dụng hàng ngày nhiều hơn những gì tài liệu quảng cáo sản phẩm có thể hiển thị. 4. Tính toàn bộ chi phí vận hành Giá mua chỉ là một phần quyết định. Tôi cũng xem xét việc sử dụng năng lượng, nhân công, vật tư tiêu hao, bảo trì, lắp đặt, đào tạo và thời gian ngừng hoạt động có thể xảy ra. Một chiếc máy có giá mua cao hơn có thể phù hợp hơn nếu nó giảm bớt một số công việc lặp đi lặp lại. Máy có chi phí thấp hơn có thể phù hợp khi khối lượng sản xuất nhỏ và quy trình đơn giản. Thiết bị tốt sẽ hỗ trợ nhóm thay vì tạo ra một lớp công việc khác. Sự lựa chọn tốt nhất không phải lúc nào cũng là máy có công suất được liệt kê cao nhất. Đó là chiếc máy phù hợp với sản phẩm, nhân viên, không gian và kế hoạch sản xuất hàng ngày. Một chiếc máy có thể mang lại nhiều kết quả hơn khi nó kết nối quy trình làm việc một cách thiết thực. Vận hành rõ ràng, công suất phù hợp, chất lượng ổn định và vấn đề bảo trì dễ quản lý. Trước khi đưa ra quyết định, tôi sẽ kiểm tra máy bằng vật liệu thật và so sánh toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối.

Tôi từng đo lường một ngày làm việc hiệu quả bằng mức độ bận rộn của tôi. Danh sách nhiệm vụ của tôi đã đầy, hộp thư đến của tôi ngày càng tăng và những yêu cầu nhỏ làm mất thời gian của công việc cần sự quan tâm thực sự. Đến cuối ngày, tôi đã hoàn thành nhiều nhiệm vụ nhưng vẫn cảm thấy bị tụt hậu. Làm việc nhanh hơn không giải quyết được vấn đề. Tôi cần một cách tốt hơn để lựa chọn, sắp xếp và hoàn thành công việc của mình. ### Bắt đầu với mục tiêu hàng ngày rõ ràng. Bây giờ tôi chọn một kết quả chính cho ngày. Nó phải đủ cụ thể để tôi có thể biết nó đã hoàn chỉnh chưa. “Làm việc trên báo cáo” quá rộng. “Viết bản thảo đầu tiên của báo cáo khách hàng và gửi nó để xem xét” cho tôi một điểm kết thúc rõ ràng. Tôi đặt nhiệm vụ này ở gần đầu lịch trình của mình và dành thời gian cho nó. Những nhiệm vụ nhỏ hơn có thể đợi cho đến khi công việc chính được tiến hành. ### Biến nhiệm vụ lớn thành hành động nhỏ Dự án lớn thường cảm thấy khó khăn vì bước tiếp theo không rõ ràng. Tôi chia dự án thành các hành động có thể hoàn thành trong một buổi làm việc. Ví dụ: một dự án trang sản phẩm có thể bao gồm: - Thu thập chi tiết sản phẩm - Xem lại câu hỏi của khách hàng - Tạo dàn ý - Viết bản nháp đầu tiên - Kiểm tra thông tin thực tế và giá cả - Thêm hình ảnh - Gửi trang để phê duyệt Danh sách này cung cấp cho tôi đường dẫn để làm theo. Tôi không cần phải giải quyết toàn bộ dự án cùng một lúc. Tôi chỉ cần hoàn thành hành động hữu ích tiếp theo. ### Nhóm các công việc tương tự lại với nhau Việc chuyển đổi giữa các loại công việc khác nhau khiến tôi chú ý nhiều hơn tôi mong đợi. Viết đề xuất, trả lời tin nhắn, kiểm tra dữ liệu và tham gia các cuộc họp đều đòi hỏi một tư duy khác. Tôi nhóm các nhiệm vụ tương tự thành các khối: - Viết trong những giờ tập trung tốt nhất của tôi - Gửi email và trò chuyện vào những thời điểm nhất định - Các cuộc gọi vào cùng một thời điểm trong ngày - Cập nhật thường xuyên trước khi tôi hoàn thành công việc Một chủ doanh nghiệp nhỏ mà tôi làm việc cùng thường kiểm tra email vài phút một lần trong khi chuẩn bị báo giá cho khách hàng. Sau khi chuyển email sang hai khoảng thời gian cố định, anh ấy có nhiều thời gian hơn để trích dẫn và ít mắc lỗi đánh máy hơn. Sự thay đổi rất đơn giản. Anh ấy không thêm giờ nữa. Anh ấy giảm số lần sự chú ý của anh ấy bị kéo đi. ### Sử dụng mẫu cho công việc lặp đi lặp lại. Tôi không viết lại cùng một thông báo mỗi khi một tác vụ xuất hiện. Tôi giữ các mẫu đơn giản cho công việc như: - Trả lời khách hàng - Tóm tắt dự án - Ghi chú cuộc họp - Cập nhật hàng tuần - Theo dõi doanh số bán hàng - Đề cương nội dung Một mẫu sẽ hướng dẫn công việc mà không làm cho mọi thông điệp đều giống nhau. Tôi để lại khoảng trống cho tên, nhu cầu, tình huống và bước tiếp theo của khách hàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giữ cho các chi tiết quan trọng không bị bỏ sót. ### Đặt giới hạn rõ ràng cho các cuộc họp Các cuộc họp có thể giúp nhóm đưa ra quyết định nhưng cũng có thể làm mất thời gian của công việc tập trung. Tôi hỏi ba câu hỏi trước khi chấp nhận cuộc gặp: - Cần đưa ra quyết định gì? - Ai cần tham dự? - Cần chuẩn bị những gì trước cuộc họp? Nếu một tin nhắn ngắn có thể giải quyết được vấn đề thì tôi sử dụng tin nhắn. Nếu cần họp, tôi viết ra mục đích và kết quả mong đợi. Một cuộc họp kéo dài 30 phút mà không có kết quả rõ ràng có thể tạo ra nhiều công việc hơn là mất đi. ### Loại bỏ các bước có giá trị thấp Mỗi tuần một lần, tôi xem lại các nhiệm vụ tốn thời gian nhưng đạt được ít tiến bộ. Một số tác vụ có thể được rút ngắn, chia sẻ, lên lịch hoặc xóa. Tôi tìm kiếm các dấu hiệu như: - Nhập lại thông tin giống nhau - Tìm kiếm file cần có nhà rõ ràng - Chờ phê duyệt không rõ ràng - Kiểm tra báo cáo không ảnh hưởng đến quyết định - Sửa lỗi do bàn giao vội vàng. Việc xem xét này giúp tôi cải thiện quá trình làm việc thay vì tự trách mình chậm chạp. ### Sử dụng các công cụ có mục đích Ứng dụng tác vụ, lịch, hệ thống tài liệu hoặc công cụ tự động hóa có thể hỗ trợ quy trình làm việc. Nó không nên trở thành một nơi khác để quản lý. Tôi giữ hệ thống đơn giản: - Lịch hiển thị các cam kết theo thời gian - Danh sách nhiệm vụ hiển thị hành động - Tài liệu dự án chứa thông tin chi tiết - Trò chuyện xử lý các câu hỏi ngắn - Email xử lý các tin nhắn cần ghi lại Khi mọi công cụ đều có vai trò rõ ràng, tôi tốn ít thời gian tìm kiếm thông tin hơn. ### Bảo vệ công việc tập trung Tôi đặt khối tiêu điểm cho các nhiệm vụ cần viết, lập kế hoạch, phân tích hoặc thiết kế. Trong thời gian đó, tôi đóng các tab không liên quan, tắt các cảnh báo không cần thiết và ghi chú bên cạnh những ý tưởng có thể chờ đợi. Mục tiêu là không bỏ qua mọi tin nhắn. Mục tiêu là tạo cơ hội công bằng cho những công việc quan trọng được tiến về phía trước. Một số ngày, khối tập trung kéo dài 45 phút là đủ để hoàn thành công việc mà nếu không sẽ phải mở trong vài giờ. ### Xem lại công việc trước khi tiếp tục Tốc độ chỉ có giá trị khi kết quả hữu ích. Trước khi đánh dấu một công việc là hoàn thành, tôi kiểm tra: - Công việc đó có đáp ứng được yêu cầu ban đầu không? - Tên, số và liên kết có chính xác không? - Người tiếp theo có hiểu được phải làm gì không? - Có thiếu thông tin cần thiết nào không? - Kết quả có đạt tiêu chuẩn đã thỏa thuận không? Một đánh giá ngắn có thể ngăn cản một chuỗi sửa chữa dài. ### Xây dựng nhịp điệu làm việc có thể lặp lại Nhịp điệu làm việc hiện tại của tôi rất đơn giản: 1. Chọn kết quả chính trong ngày. 2. Chia nó thành những hành động rõ ràng. 3. Dành thời gian tập trung. 4. Nhóm các nhiệm vụ tương tự. 5. Sử dụng các mẫu phù hợp. 6. Xem lại kết quả trước khi gửi. 7. Ghi lại mọi vấn đề trong quy trình để đánh giá hàng tuần tiếp theo. Cách tiếp cận này không làm cho mỗi ngày trở nên dễ dàng. Nó giúp tôi dành nhiều năng lượng hơn cho những công việc hữu ích và ít năng lượng hơn cho những nhầm lẫn, những quyết định lặp đi lặp lại và những gián đoạn có thể tránh được. Sản xuất nhanh hơn không chỉ có nghĩa là di chuyển nhanh chóng. Đó là việc lựa chọn công việc phù hợp, làm rõ bước tiếp theo và tạo ra một quy trình hỗ trợ sự tiến bộ ổn định. Bạn muốn tìm hiểu thêm về các xu hướng và giải pháp của ngành? Liên hệ với Zeng: lila@zybrushtech.com/WhatsApp +8615262232790.

James P Womack - Ngày 1 tháng 1 năm 2003 - Tư duy tinh gọn: Loại bỏ lãng phí và tạo ra sự giàu có trong công ty của bạn Taiichi Ohno - Ngày 15 tháng 3 năm 1988 - Hệ thống sản xuất Toyota: Vượt xa sản xuất quy mô lớn John R Bicheno - Ngày 10 tháng 6 năm 2016 - Hộp công cụ tinh gọn: Sổ tay chuyển đổi tinh gọn Michael L George - Ngày 1 tháng 2 năm 2002 - Lean Six Sigma: Kết hợp chất lượng Six Sigma với tốc độ sản xuất tinh gọn David J Sumanth - 5 tháng 9 năm 1984 - Kỹ thuật năng suất và quản lý Peter F Drucker - 19 tháng 11 năm 2007 - Những thách thức quản lý cho thế kỷ 21