Hối hận khi mua đồ công nghệ cũ? Chuyển sang giải pháp tốc độ cao của chúng tôi.

Nhiều nhóm vẫn dựa vào các công cụ đã được chọn từ nhiều năm trước. Hệ thống có thể mở chậm, báo cáo có thể mất hàng giờ và nhân viên có thể dành một phần thời gian mỗi ngày để sao chép dữ liệu từ nền tảng này sang nền tảng khác. Lúc đầu, những vấn đề này có thể trông nhỏ. Một vài cú nhấp chuột thêm có vẻ không tốn kém. Trong vài tháng, chúng tạo ra sự chậm trễ, thiếu cập nhật, công việc trùng lặp và nhiều yêu cầu hỗ trợ hơn. Tôi coi việc nâng cấp công nghệ là một quyết định kinh doanh chứ không phải một cuộc đua mua sản phẩm mới nhất. Giải pháp phù hợp sẽ giảm thiểu xung đột, hỗ trợ công việc hàng ngày và phù hợp với cách hoạt động của nhóm. Việc nâng cấp thực tế bắt đầu từ công việc gây nhiều rắc rối nhất. 1. Tìm những điểm chậm mà tôi bắt đầu bằng cách hỏi nhân viên xem họ lãng phí thời gian ở đâu. Các câu trả lời điển hình bao gồm: - Đang chờ tải một trang hoặc báo cáo - Nhập cùng một dữ liệu khách hàng nhiều lần - Tìm kiếm một tệp qua nhiều hệ thống - Sử dụng bảng tính để theo dõi thông tin thường xuyên thay đổi - Sửa lỗi do cập nhật thủ công - Dựa vào một người biết cách hoạt động của hệ thống cũ. Những chi tiết này mang lại nhiều giá trị hơn một tuyên bố chung chung như “phần mềm của chúng tôi cảm thấy đã lỗi thời”. Chúng cho thấy một giải pháp mới có thể tạo ra sự khác biệt có thể đo lường được ở đâu. Ví dụ: một công ty giao hàng có thể không cần thay thế hệ thống hoàn chỉnh. Vấn đề chính của nó có thể là khoảng cách giữa hồ sơ đơn hàng và cập nhật trình điều khiển. Trang tổng quan được chia sẻ hoặc kết nối dữ liệu tốt hơn có thể giải quyết vấn đề cụ thể đó mà ít bị gián đoạn hơn. 2. Đặt mục tiêu hiệu suất hữu ích “Nhanh hơn” cần có ý nghĩa rõ ràng. Tôi khuyên bạn nên theo dõi một nhóm nhỏ các biện pháp trước khi thực hiện thay đổi: - Thời gian tải trang trung bình - Thời gian cần thiết để tạo báo cáo - Số mục nhập dữ liệu thủ công - Thời gian phản hồi của khách hàng - Số giờ dành để sửa các lỗi có thể tránh được - Số lượng yêu cầu hỗ trợ mỗi tháng Những số liệu này tạo ra một điểm tham chiếu thực tế. Chúng cũng giúp nhóm đánh giá liệu bản nâng cấp có hỗ trợ công việc của nhóm sau khi ra mắt hay không. Mục tiêu không cần phải phức tạp. Nhóm dịch vụ có thể đặt mục tiêu giảm thời gian chuẩn bị báo cáo từ hai giờ xuống còn ba mươi phút. Nhóm bán hàng có thể tập trung vào việc loại bỏ việc nhập dữ liệu khách hàng lặp đi lặp lại. Mục tiêu rõ ràng giúp dự án được kết nối với nhu cầu hàng ngày. 3. Chọn công cụ phù hợp với quy trình làm việc Một nền tảng hiện đại vẫn có thể tạo ra vấn đề khi nó không phù hợp với cách mọi người làm việc. Tôi xem xét một số lĩnh vực trước khi đề xuất giải pháp: - Dễ sử dụng cho các công việc hàng ngày - Khả năng tương thích với các hệ thống hiện tại - Bảo mật dữ liệu và kiểm soát quyền truy cập - Tùy chọn báo cáo - Nhu cầu đào tạo - Chất lượng hỗ trợ - Định giá trong toàn bộ thời gian sử dụng - Khả năng thêm người dùng hoặc chức năng sau này Một hệ thống có nhiều tính năng có thể không phải là lựa chọn phù hợp. Các chức năng bổ sung có thể khiến việc đào tạo trở nên khó khăn hơn và việc áp dụng chậm hơn. Một công cụ đơn giản hơn, xử lý tốt các nhiệm vụ chính có thể phục vụ doanh nghiệp tốt hơn. 4. Lập kế hoạch thay đổi theo từng giai đoạn. Việc thay thế tất cả công nghệ cũ cùng một lúc có thể làm gián đoạn các hoạt động bình thường. Một kế hoạch theo giai đoạn sẽ giúp nhóm có không gian để kiểm tra, điều chỉnh và học hỏi. Một cách tiếp cận phổ biến trông như thế này: - Ghi lại quy trình hiện tại - Chọn một bộ phận hoặc nhiệm vụ cho thí điểm - Di chuyển một lượng dữ liệu hạn chế - Kiểm tra quy trình công việc mới với người dùng hàng ngày - Ghi lại sự cố và cập nhật thiết lập - Đào tạo nhóm rộng hơn - Đánh giá hiệu suất sau khi ra mắt Cách tiếp cận này cũng mang lại cho nhân viên tiếng nói. Những người sử dụng hệ thống hàng ngày thường nhận thấy những vấn đề bị bỏ sót trong quá trình thuyết minh bán hàng. Hãy xem xét một công ty phân phối gồm 40 người chuyển từ theo dõi đơn hàng dựa trên email sang nền tảng đặt hàng chung. Công ty có thể thử nghiệm quy trình mới với một nhóm kho hàng, so sánh lỗi đơn hàng và thời gian cập nhật, sau đó mở rộng thiết lập sau khi có phản hồi của nhân viên. Điều này tạo ra bằng chứng hữu ích mà không khiến mọi đơn hàng gặp rủi ro. 5. Chuẩn bị con người, không chỉ phần mềm. Một hệ thống mới không tự mình giải quyết được vấn đề về quy trình. Nhân viên cần biết: - Tại sao có sự thay đổi - Nhiệm vụ nào sẽ thay đổi - Tìm tài liệu đào tạo ở đâu - Ai có thể trả lời câu hỏi - Cách xử lý phản hồi Các buổi đào tạo ngắn thường hiệu quả hơn một bài thuyết trình dài. Tôi thích hướng dẫn dựa trên nhiệm vụ hơn, chẳng hạn như “tạo hồ sơ khách hàng” hoặc “chạy báo cáo hàng tuần”. Nhân viên có thể sử dụng hướng dẫn trong quá trình làm việc bình thường và đặt câu hỏi dựa trên tình huống thực tế. Duy trì quy trình cũ trong một khoảng thời gian thử nghiệm giới hạn khi rủi ro cao. Điều này tạo ra một con đường an toàn hơn để giải quyết các vấn đề không mong muốn. Công nghệ sẽ giúp mọi người dành ít thời gian hơn để xử lý các công cụ và có nhiều thời gian hơn để phục vụ khách hàng, quản lý hoạt động và đưa ra quyết định đúng đắn. Việc xem xét cẩn thận các vấn đề hiện tại có thể cho biết liệu có cần nâng cấp hay không, lĩnh vực nào đáng được quan tâm và nhóm có thể xử lý bao nhiêu thay đổi. Kết quả tốt nhất không phải lúc nào cũng là nền tảng mới nhất. Đó là giải pháp loại bỏ công việc lặp đi lặp lại, cung cấp cho mọi người thông tin đáng tin cậy và hỗ trợ hoạt động kinh doanh ổn định mà không cần thêm sự phức tạp không cần thiết.

Công nghệ chậm ảnh hưởng nhiều hơn đến thời gian tải. Nó làm gián đoạn sự tập trung, trì hoãn phản hồi của khách hàng và biến các nhiệm vụ đơn giản thành sự chờ đợi lặp đi lặp lại. Tôi nhận thấy điều này khi một ứng dụng mất quá nhiều thời gian để mở, tệp bị treo trong quá trình tải lên hoặc thiết bị cần nhiều lần thử để hoàn thành một hành động. Một vài giây có vẻ nhỏ. Trong suốt một ngày làm việc, những khoảng dừng đó có thể lấy đi phần lớn thời gian mà tôi dự định dành cho những công việc hữu ích. Mục tiêu không phải là tốc độ vì lợi ích riêng của nó. Tôi muốn công nghệ đáp ứng với tốc độ ổn định, hỗ trợ quy trình làm việc của tôi và cho tôi ít lý do để dừng lại hơn. Trải nghiệm tốt hơn bắt đầu bằng việc kiểm tra rõ ràng thiết lập hiện tại. • Kiểm tra thiết bị Phần cứng cũ hơn có thể gặp khó khăn với phần mềm hiện đại, tệp lớn hoặc một số ứng dụng đang mở. Tôi bắt đầu bằng cách kiểm tra bộ nhớ còn trống, mức sử dụng bộ nhớ, tình trạng pin và các bản cập nhật hệ thống. Một thiết bị hầu như không có bộ nhớ trống có thể cảm thấy chậm ngay cả khi kết nối Internet hoạt động tốt. Việc xóa các tập tin và ứng dụng không sử dụng có thể hữu ích. Một số hệ thống cũng cung cấp các công cụ hiệu suất tích hợp để hiển thị quy trình nào sử dụng nhiều tài nguyên nhất. • Xem lại mạng Một thiết bị nhanh không thể khiến kết nối yếu hoạt động như kết nối mạnh. Tôi kiểm tra tốc độ tải xuống, tốc độ tải lên, cường độ tín hiệu và độ ổn định của kết nối. Một tệp 20 MB có thể mất khoảng 1,6 giây để truyền ở tốc độ ổn định 100 Mbps, trước khi mạng bị trễ thông thường. Với tốc độ 10 Mbps, cùng một tệp có thể mất khoảng 16 giây. Được lặp đi lặp lại trên nhiều tệp, sự khác biệt đó trở nên dễ dàng cảm nhận được. Kết nối có dây có thể phù hợp với một máy trạm cố định. Vị trí Wi-Fi mạnh hơn có thể giúp ích cho máy tính xách tay. Các nhóm từ xa có thể cần xem lại cả mạng văn phòng và thiết lập tại nhà. • Giảm bớt các bước không cần thiết Nhiều sự chậm trễ đến từ quy trình làm việc chứ không chỉ từ thiết bị. Tôi tìm kiếm các lượt tải xuống lặp lại, đổi tên tệp thủ công, nhập dữ liệu trùng lặp và các công cụ không kết nối với nhau. Một mẫu đơn giản, cấu trúc thư mục dùng chung hoặc tác vụ tự động có thể loại bỏ một số gián đoạn nhỏ. Ví dụ: một nhóm bán hàng nhỏ có thể dành một phần thời gian mỗi buổi sáng để sao chép thông tin chi tiết về khách hàng từ email vào bảng tính. Biểu mẫu được kết nối có thể đặt cùng một thông tin vào các trường phù hợp mà không cần phải làm thủ công nhiều hơn. Nhóm vẫn cần kiểm tra dữ liệu, nhưng quy trình này trở nên dễ quản lý hơn. • Luôn cập nhật phần mềm Các bản cập nhật có thể bao gồm các bản sửa lỗi bảo mật, thay đổi về khả năng tương thích và cải tiến hiệu suất. Tôi lên lịch cho chúng vào khung giờ làm việc bình thường và xác nhận rằng các tệp quan trọng đã được sao lưu trước khi thực hiện những thay đổi lớn. Cập nhật không giải quyết được mọi vấn đề về hiệu suất. Họ cũng có thể thay đổi menu hoặc yêu cầu hệ thống, vì vậy tôi kiểm tra ghi chú phát hành và kiểm tra các chức năng thiết yếu sau khi cài đặt. • Chọn công cụ phù hợp với nhiệm vụ Nhiều tính năng hơn không phải lúc nào cũng tạo ra trải nghiệm tốt hơn. Tôi thích phần mềm phù hợp với cách tôi làm việc, có điều khiển rõ ràng và lộ trình học tập hợp lý. Một ứng dụng ghi chú gọn nhẹ có thể phù hợp với những bản ghi cuộc họp nhanh chóng. Nền tảng dự án có thể phù hợp với một nhóm cần quyền sở hữu nhiệm vụ, thời hạn và tệp được chia sẻ. Sử dụng một hệ thống lớn cho một công việc đơn giản có thể tăng thêm số lần nhấp chuột và thời gian đào tạo. Tốc độ cũng cần sự cân bằng. Một công cụ mở nhanh nhưng làm mất dữ liệu hoặc gây nhầm lẫn sẽ không hỗ trợ quy trình làm việc lành mạnh. • Theo dõi kết quả hữu ích Tôi đo lường sự thay đổi bằng các dấu hiệu thực tế: - Một công việc chung mất bao lâu? - Ứng dụng bị treo hoặc đóng thường xuyên như thế nào? - Cần bao nhiêu bước để hoàn thành nhiệm vụ? - Người dùng có thể tìm thấy các tập tin họ cần không? - Hệ thống có còn phản hồi trong thời gian bận rộn không? Kiểm tra trước và sau ngắn gọn cho tôi cái nhìn rõ ràng hơn cảm nhận chung. Nếu thời gian tải lên tệp giảm từ 45 giây xuống 20 giây thì đó là thông tin hữu ích. Nếu thiết bị cảm thấy nhanh hơn nhưng lỗi lại gia tăng thì sự thay đổi cần được xem xét thêm. Thiết lập nhanh hơn sẽ khiến công việc hàng ngày trở nên nhẹ nhàng hơn, không vội vã hơn. Tôi muốn có ít màn hình bị treo hơn, quy trình rõ ràng hơn và các công cụ phản hồi khi tôi cần. Đường dẫn đúng có thể liên quan đến việc điều chỉnh mạng, dọn dẹp bộ nhớ, thay đổi phần mềm hoặc quy trình làm việc tốt hơn. Câu trả lời phụ thuộc vào nguyên nhân của sự chậm trễ. Khi tôi kiểm tra từng bộ phận thay vì thay thế mọi bộ phận cùng một lúc, tôi có thể thấy điều gì hữu ích và tránh chi tiêu cho những thay đổi không giải quyết được vấn đề. Công nghệ chậm không nhất thiết phải là một phần của thói quen. Việc xem xét cẩn thận có thể biến thời gian chờ đợi thành thời gian làm việc, mỗi lần một cải tiến thực tế.

Công nghệ cũ có thể khiến những công việc đơn giản trở nên khó khăn hơn mức cần thiết. Tôi nhận thấy điều đó khi máy tính mất vài phút để khởi động, một nhóm chờ tệp mở hoặc một tác vụ cơ bản cần thêm các bước. Sự chậm trễ nhỏ có thể tích tụ trong ngày. Chúng cũng có thể tạo ra sự thất vọng, tăng yêu cầu hỗ trợ và khiến mọi người khó tập trung hơn. Nâng cấp công nghệ không có nghĩa là thay thế mọi thứ cùng một lúc. Tôi thích một cách tiếp cận rõ ràng và đo lường hơn. Bắt đầu với các vấn đề hàng ngày Tôi xem xét các tác vụ khiến mọi người làm chậm nhất: - Thời gian khởi động và tải chậm - Phần mềm không còn chạy trơn tru nữa - Thiết bị cần sửa chữa thường xuyên - Bộ nhớ hạn chế hoặc kiểm soát bảo mật yếu - Các hệ thống không hoạt động tốt cùng nhau - Các công cụ yêu cầu nhập thủ công quá nhiều Danh sách này giúp tách biệt các nhu cầu kinh doanh thực tế khỏi các tính năng có thể không tạo thêm giá trị. Chọn công cụ phù hợp với công việc Thiết bị mới hơn không phải lúc nào cũng là câu trả lời đúng. Sự lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào cách nhóm làm việc. Nhóm thiết kế có thể cần hiệu suất đồ họa mạnh hơn. Đội ngũ bán hàng có thể được hưởng lợi nhiều hơn từ máy tính xách tay đáng tin cậy, khả năng truy cập đám mây và phần mềm quản lý khách hàng đơn giản. Một văn phòng nhỏ có thể chỉ cần các thiết bị nhanh hơn và quy trình chia sẻ tệp rõ ràng hơn. Tôi so sánh tốc độ, khả năng tương thích, hỗ trợ, nhu cầu thiết lập và mục đích sử dụng dự kiến. Mục tiêu là làm cho công việc trở nên dễ dàng hơn chứ không phải để thu thập thêm công nghệ. Lên kế hoạch di chuyển trước khi thay đổi hệ thống Tôi tạo một kế hoạch chuyển đổi cơ bản bao gồm: 1. Thiết bị và phần mềm hiện đang được sử dụng 2. Các tệp và tài khoản cần di chuyển 3. Những người cần quyền truy cập 4. Các nhiệm vụ phải tiếp tục trong quá trình thay đổi 5. Hỗ trợ có sẵn sau khi thiết lập Cần hoàn thành bản sao lưu trước khi di chuyển tệp. Quyền truy cập cũng nên được kiểm tra. Các bước này làm giảm sự gián đoạn có thể tránh được. Thực hiện thay đổi trong các nhóm nhỏ Việc thay đổi hoàn toàn có thể gây ra sự gián đoạn. Một nhóm thử nghiệm nhỏ hơn cho tôi cơ hội sớm phát hiện ra vấn đề. Ví dụ: một văn phòng năm người có thể thử nghiệm cơ cấu mới với một nhân viên từ bộ phận bán hàng, tài chính, hỗ trợ, thiết kế và quản lý. Phản hồi của họ có thể cho biết liệu phần mềm có hoạt động như mong đợi hay không, liệu thiết bị có thoải mái khi sử dụng hay không và liệu quá trình đào tạo có rõ ràng hay không. Sau khi thử nghiệm ổn định, những người còn lại trong đội có thể di chuyển với ít bất ngờ hơn. Giúp mọi người sử dụng các công cụ mới Công nghệ mới chỉ giúp ích khi mọi người cảm thấy thoải mái khi sử dụng nó. Tôi cung cấp hướng dẫn ngắn gọn về các tác vụ thông thường như đăng nhập, tìm tệp, liên hệ với bộ phận hỗ trợ và sử dụng các tính năng bảo mật. Một ví dụ thực tế đến từ một cơ quan tiếp thị nhỏ đã thay thế các máy tính xách tay cũ theo từng giai đoạn. Nhóm đã không thay đổi mọi ứng dụng cùng một lúc. Trước tiên, họ di chuyển các tệp được chia sẻ, thử nghiệm thiết bị mới với hai nhân viên, sau đó mở rộng quá trình thiết lập sau khi thu thập phản hồi. Quá trình này cần phải lập kế hoạch nhưng nhân viên cho biết ít bị chậm trễ hơn trong quá trình làm việc trên hồ sơ và họp trực tuyến. Kết quả đến từ việc kết hợp các công cụ với công việc và cho mọi người thời gian để điều chỉnh. Đo lường hiệu quả Sau khi thay đổi, tôi xem xét một số dấu hiệu đơn giản: - Thời gian cần thiết để hoàn thành các tác vụ thông thường - Số lượng yêu cầu hỗ trợ - Tần suất sửa chữa thiết bị - Phản hồi của nhân viên - Chi phí phần mềm hoặc dịch vụ - Sự cố với quyền truy cập và bảo mật tệp. Các chi tiết này cho biết liệu bản nâng cấp có hữu ích hay không. Họ cũng chỉ ra những lĩnh vực vẫn cần được chú ý. Công nghệ cũ không phải lúc nào cũng cần được thay thế ngay lập tức. Nó cần một đánh giá trung thực. Khi thiết bị chậm, phần mềm lỗi thời và các giải pháp lặp đi lặp lại bắt đầu ảnh hưởng đến công việc hàng ngày, việc nâng cấp theo kế hoạch có thể cải thiện cách làm việc của nhóm. Tôi tập trung vào những thay đổi hữu ích, sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự hỗ trợ tiếp tục sau khi thiết lập. Cách tiếp cận đó giúp mọi người tiến về phía trước mà không tạo thêm áp lực hoặc chi phí không cần thiết. Chúng tôi hoan nghênh các câu hỏi của bạn: lila@zybrushtech.com/WhatsApp +8615262232790.

Tài liệu tham khảo 1) Michael R Brenner 2021 Nâng cấp công nghệ thực tế cho các hoạt động kinh doanh hiện đại 2) Laura J Mitchell 2020 Cải thiện năng suất nơi làm việc thông qua thiết kế quy trình làm việc kỹ thuật số 3) Daniel K Foster 2022 Quản lý các hệ thống kế thừa và chuyển đổi công nghệ kinh doanh 4) Emily R Carter 2023 Đo lường hiệu suất đạt được sau khi hiện đại hóa công nghệ 5) Thomas W Anderson 2021 Chiến lược áp dụng nhân viên cho các công cụ kỹ thuật số mới 6) Sophia L Bennett 2022 Building Faster và quy trình công nghệ đáng tin cậy hơn