Ngừng lãng phí thời gian! Xử lý máy lắp ráp cắt giảm chi phí 40%.

Tôi thường nghe thấy mối lo ngại tương tự từ các nhóm lắp ráp: mất quá nhiều thời gian giữa việc căn chỉnh bộ phận, buộc chặt thủ công, kiểm tra chất lượng và thay đổi máy. Công việc có thể trông đơn giản nhưng sự chậm trễ nhỏ có thể tăng lên trong mỗi ca làm việc. Máy lắp ráp thông minh của chúng tôi được thiết kế để giảm thiểu những sự chậm trễ này. Trong các thiết lập sản xuất phù hợp, người dùng có thể thấy thời gian lắp ráp giảm tới 40% so với quy trình thủ công. Kết quả thực tế phụ thuộc vào thiết kế sản phẩm, quy trình làm việc của người vận hành, cỡ lô và cài đặt máy. Tôi đo lường sự cải thiện trong toàn bộ chu trình chứ không phải một nhiệm vụ riêng lẻ: - Tải bộ phận - Căn chỉnh vị trí - Chốt hoặc nhấn - Kiểm tra chất lượng cơ bản - Dỡ và đặt lại Điều này giúp tôi có cái nhìn rõ ràng hơn về thời gian được tiết kiệm. Máy hỗ trợ định vị lặp lại, vận hành có hướng dẫn và cài đặt được lưu trữ cho các mẫu sản phẩm thông thường. Người vận hành có thể dành ít thời gian hơn để điều chỉnh các công cụ bằng tay và có nhiều thời gian hơn để giữ cho dây chuyền chuyển động. Tính năng kiểm tra tích hợp cũng có thể giúp xác định các bộ phận bị thiếu hoặc đặt sai vị trí trước khi thiết bị rời khỏi trạm. Ví dụ: một nhóm thiết bị nhỏ có thể dành 50 giây để lắp ráp một thiết bị bằng tay. Sau khi xem xét quy trình làm việc và thiết lập máy, tác vụ tương tự có thể mất khoảng 30 giây. Điều đó tương đương với mức giảm 40% cho quá trình đó. Một sản phẩm khác có thể có sự thay đổi nhỏ hơn, đặc biệt khi sản phẩm đó cần thay đổi model thường xuyên hoặc kiểm tra thủ công. Tôi khuyên bạn nên kiểm tra máy bằng các bộ phận của chính mình trước khi đưa ra quyết định mua hàng. Ghi lại thời gian chu kỳ hiện tại, số lượng người vận hành, thời gian điều chỉnh và tốc độ làm lại. Chạy cùng một sản phẩm qua máy trong điều kiện sản xuất bình thường. Sự so sánh này giúp bạn xem liệu cải tiến có phù hợp với hoạt động của bạn hay không. Quá trình thiết lập rất đơn giản: 1. Đặt sản phẩm cố định lên bề mặt làm việc. 2. Tải chương trình phù hợp. 3. Đặt vị trí dụng cụ và phạm vi áp suất. 4. Chạy các đơn vị mẫu và kiểm tra kết quả lắp ráp. 5. Đào tạo người vận hành về bốc hàng, vận hành và bảo trì cơ bản. 6. Theo dõi thời gian chu kỳ và làm lại sau khi cài đặt. Chu kỳ nhanh hơn chỉ hữu ích khi chất lượng vẫn ổn định. Đó là lý do tại sao tôi tập trung vào cả tốc độ và khả năng lặp lại. Máy phù hợp phải phù hợp với sản phẩm, hỗ trợ người vận hành và giúp đo lường quy trình sản xuất dễ dàng hơn. Nếu nhóm của bạn đang mất thời gian để căn chỉnh thủ công, điều chỉnh công cụ lặp đi lặp lại hoặc kết quả lắp ráp không đồng đều, thì máy thông minh có thể là giải pháp thiết thực để cải thiện quy trình làm việc. Chia sẻ loại sản phẩm của bạn, thời gian chu kỳ hiện tại và sản lượng hàng ngày và chúng tôi có thể đánh giá liệu mức giảm 40% có thực tế đối với quy trình của bạn hay không.

Việc lắp ráp thủ công có thể dễ dàng quản lý được khi khối lượng sản xuất thấp. Khi đơn đặt hàng tăng lên, quy trình tương tự có thể tạo ra hàng dài công việc, sản lượng không đồng đều và nhiều áp lực hơn cho người vận hành. Tôi đã thấy các nhóm dành hàng giờ cho những công việc đơn giản như đặt các bộ phận, siết chặt vít, kiểm tra vị trí và di chuyển các bộ phận giữa các trạm. Vấn đề không phải lúc nào cũng là người lao động. Nhiều sự chậm trễ trong lắp ráp xuất phát từ chính quá trình này. Cách tiếp cận tốt hơn bắt đầu bằng việc xem xét kỹ công việc trước khi lựa chọn thiết bị hoặc thay đổi dây chuyền. Xem thời gian bị lãng phí ở đâu Tôi sẽ theo dõi từng nhiệm vụ trong một ca sản xuất thông thường: - Chọn bộ phận - Định vị - Chốt - Dán keo - Kiểm tra - Di chuyển vật liệu - Làm lại - Chờ giữa các trạm Một nhiệm vụ có thể chỉ mất vài giây, nhưng sự lặp lại có thể tăng lên trên hàng trăm đơn vị. Một công nhân có thể dành nhiều thời gian để tìm kiếm các bộ phận hơn là hoàn thành việc lắp ráp. Một trạm khác có thể dừng lại vì các thành phần được chuyển đến theo từng đợt nhỏ. Nghiên cứu thời gian giúp chỉ ra mô hình thực tế. Một bản ghi đơn giản với tên nhiệm vụ, thời gian chu kỳ, thời gian chờ và số lỗi có thể tiết lộ nhiều điều hơn là một lời phàn nàn chung chung rằng “đường truyền chậm”. Tách biệt công việc lặp lại với công việc đòi hỏi kỹ năng Tự động hóa phù hợp với các nhiệm vụ theo cùng một mẫu cho từng đơn vị. Các ví dụ phổ biến bao gồm: - Bắt vít với mô-men xoắn được kiểm soát - Chèn bộ phận - Đặt nhãn - Phân phối một lượng keo nhất định - Kiểm tra trực quan đơn giản - Công việc chọn và đặt - Đếm và phân loại sản phẩm Một số nhiệm vụ vẫn cần sự phán đoán của con người. Công nhân có thể xử lý các biến thể của sản phẩm, các bộ phận nhạy cảm, khắc phục sự cố hoặc các quyết định về chất lượng phụ thuộc vào nhiều phép đo. Tôi thích thiết lập hỗn hợp hơn khi sản phẩm thay đổi thường xuyên. Máy móc có thể xử lý các chuyển động lặp đi lặp lại trong khi người vận hành quản lý các nhiệm vụ cần sự cẩn thận và phán đoán. Điều này có thể làm giảm sức căng mà không buộc toàn bộ dây chuyền phải tuân theo một thiết kế cố định. Kiểm tra các bộ phận trước khi chọn máy Thiết bị lắp ráp hoạt động tốt nhất khi các bộ phận được giao đến trong tình trạng ổn định. Các chốt bị cong, các bộ phận hỗn hợp, đóng gói kém và định hướng không rõ ràng có thể tạo ra các điểm dừng trông giống như sự cố của máy. Tôi sẽ kiểm tra: 1. Các bộ phận có dễ tách rời không? 2. Họ có đến cùng một hướng không? 3. Kích thước có nằm trong phạm vi cần thiết không? 4. Máy có thể kẹp chúng mà không bị hư hỏng không? 5. Sản phẩm có thay đổi theo mẫu mã, đơn hàng không? 6. Có đủ không gian để chất hàng, kiểm tra và bảo trì không? Một thiết bị cố định có thể giải quyết vấn đề định vị. Một bộ nạp có thể giải quyết việc trình bày một phần. Một phương pháp gia công khác có thể hữu ích hơn một chiếc máy lớn hơn. Câu trả lời đúng phụ thuộc vào nguồn gốc của sự chậm trễ. Bắt đầu bằng một quy trình Việc thay thế toàn bộ dây chuyền lắp ráp có thể tạo ra áp lực về chi phí và đào tạo. Một thí điểm nhỏ cung cấp cho nhóm một cách để thử nghiệm quy trình mà ít gián đoạn hơn. Tôi sẽ chọn một nhiệm vụ có: - Thời gian chu kỳ rõ ràng - Chuyển động lặp đi lặp lại - Tiêu chuẩn chất lượng đã biết - Đủ khối lượng hàng ngày để đo lường kết quả - Sự biến đổi của sản phẩm hạn chế Ví dụ: một công ty điện tử nhỏ có thể chọn việc buộc vít làm nhiệm vụ thí điểm. Nhóm có thể so sánh kết quả mô-men xoắn thủ công, thời gian chu kỳ, làm lại và độ mệt mỏi của người vận hành với trạm buộc chặt được kiểm soát. Mục tiêu không phải là loại bỏ mọi người khỏi quy trình. Mục đích là để tìm hiểu xem liệu nhiệm vụ đã chọn có thể được thực hiện nhất quán hơn và dễ quản lý hơn hay không. Đo lường nhiều hơn tốc độ Lắp ráp nhanh hơn không giúp ích gì nếu khuyết tật tăng lên. Các biện pháp hữu ích bao gồm: - Thời gian chu kỳ trung bình - Năng suất vượt qua lần đầu - Tốc độ làm lại - Thời gian ngừng hoạt động - Thời gian chuyển đổi - Sử dụng vật liệu - Khoảng cách đi bộ của người vận hành - Mối lo ngại về an toàn - Số giờ bảo trì Một quy trình tiết kiệm mười giây trên mỗi đơn vị nhưng tạo ra nhiều lần làm lại hơn có thể không hỗ trợ doanh nghiệp. Trạm chậm hơn với chất lượng ổn định có thể là lựa chọn tốt hơn cho sản phẩm có yêu cầu nghiêm ngặt về độ vừa vặn. Tôi cũng yêu cầu các nhà khai thác phản hồi. Họ thường biết về những gián đoạn nhỏ không xuất hiện trong báo cáo sản xuất. Cáp lỏng, thùng khó tiếp cận hoặc khó điều chỉnh thiết bị cố định có thể ảnh hưởng đến toàn bộ ca làm việc. Lên kế hoạch thay đổi sản phẩm Nhiều nhà sản xuất sản xuất nhiều mẫu mã trên cùng một dây chuyền. Giải pháp lắp ráp phải phù hợp với mức độ biến đổi đó. Trước khi cam kết mua thiết bị, tôi sẽ hỏi: - Mẫu mã có thường xuyên thay đổi không? - Thời gian chuyển đổi mất bao lâu? - Đồ đạc có thể điều chỉnh được không? - Các chương trình có thể được cập nhật bởi nhân viên đã được đào tạo không? - Phụ tùng thay thế có sẵn không? - Hỗ trợ gì được cung cấp sau khi cài đặt? Một thiết lập đơn giản có thể phù hợp với một sản phẩm ổn định. Một trạm linh hoạt có thể có ý nghĩa hơn khi đơn đặt hàng thay đổi. Hệ thống đắt tiền nhất không phải lúc nào cũng phù hợp nhất. Đào tạo nhóm về quy trình mới Máy móc không thể thay thế nhu cầu có hướng dẫn công việc rõ ràng. Người vận hành nên biết cách tải các bộ phận, phản hồi khi dừng, kiểm tra chất lượng và báo cáo các tình trạng bất thường. Việc đào tạo nên bao gồm: - Vận hành bình thường - Xử lý an toàn - Kiểm tra lỗi cơ bản - Làm sạch - Kiểm tra chất lượng - Các bước chuyển đổi - Quy trình nâng cấp Tôi cũng sẽ ghi lại quy trình ban đầu trong quá trình thí điểm. Điều đó mang lại cho nhóm một tài liệu tham khảo hữu ích trong khi trạm mới đang được điều chỉnh. Lắp ráp thủ công vẫn còn chỗ đứng ở nhiều nhà máy. Sự lãng phí xuất hiện khi những công nhân lành nghề dành phần lớn thời gian trong ca làm việc của họ để lặp lại những chuyển động có thể được điều khiển bằng thiết bị cố định, công cụ hoặc trạm tự động phù hợp. Một phương pháp thực tế là đo lường công việc, xác định các bước lặp lại, kiểm tra một quy trình và theo dõi chất lượng cũng như kết quả đầu ra. Cách tiếp cận này giúp nhóm đưa ra lựa chọn rõ ràng dựa trên sản phẩm, con người và nhu cầu sản xuất của mình.

Khi đơn đặt hàng lắp ráp tăng lên, công việc thủ công có thể trở nên khó kiểm soát. Sự chậm trễ nhỏ cộng lại. Chuyển động lặp đi lặp lại có thể làm chậm người vận hành. Một lỗi kiểm tra hoặc buộc chặt đơn giản có thể gửi sản phẩm trở lại để làm lại. Tôi đã thấy vấn đề này ở nhiều cơ sở sản xuất: nhóm bận rộn nhưng sản lượng không tăng theo tốc độ. Vấn đề thường không phải là nỗ lực. Đó là cách sắp xếp từng nhiệm vụ. Lắp ráp tự động có thể giúp các nhà sản xuất xây dựng một quy trình ổn định hơn, giảm bớt công việc thủ công lặp đi lặp lại và sử dụng lao động khi cần sự phán xét của con người. Bắt đầu với nhiệm vụ chứ không phải với cái máy Tôi bắt đầu bằng cách xem lại từng bước quy trình lắp ráp. - Những nhiệm vụ nào lặp đi lặp lại trong ngày? - Những hành động nào đòi hỏi cùng một lực hoặc vị trí? - Khiếm khuyết thường xuất hiện ở đâu nhất? - Mất bao nhiêu thời gian để di chuyển các bộ phận giữa các trạm? - Những kiểm tra nào có thể được đo bằng cảm biến? Công việc vặn vít, vận hành ép khít, bôi keo hoặc chuyển bộ phận có thể phù hợp cho tự động hóa. Một nhiệm vụ thường xuyên thay đổi hoặc cần phán đoán trực quan vẫn có thể hoạt động tốt hơn nếu có người vận hành được đào tạo. Việc đánh giá này giúp ngăn ngừa một lỗi thường gặp: lựa chọn thiết bị trước khi tìm hiểu nhu cầu sản xuất. Xây dựng quy trình phù hợp với sản phẩm Lắp ráp tự động phải phù hợp với thiết kế sản phẩm, khối lượng đặt hàng, diện tích sàn sẵn có và mục tiêu chất lượng. Một trạm làm việc nhỏ gọn có thể phù hợp với một lô nhỏ với nhiều phiên bản sản phẩm. Dây chuyền lắp ráp nhiều trạm có thể phù hợp hơn để sản xuất lặp lại, ổn định. Một số nhà máy sử dụng thiết lập bán tự động, trong đó máy móc xử lý việc định vị và buộc chặt trong khi người vận hành tải các bộ phận và quản lý các thay đổi của sản phẩm. Ví dụ: một nhà sản xuất thiết bị điện tử nhỏ có thể sử dụng thiết bị cố định để giữ bảng mạch, tuốc nơ vít điện để điều khiển việc buộc chặt và cảm biến để xác nhận sự hiện diện của vít. Người vận hành vẫn tải bảng và đánh giá đơn vị đã hoàn thành. Thiết lập này có thể làm giảm chuyển động của tay trong khi vẫn có thể quản lý được các thay đổi của sản phẩm. Mức độ tự động hóa phù hợp phụ thuộc vào công việc. Nhiều thiết bị hơn không phải lúc nào cũng tạo ra kết quả tốt hơn. Giảm sai sót thông qua kiểm soát quy trình Dây chuyền lắp ráp đáng tin cậy sẽ hướng dẫn sản phẩm qua từng bước. Cảm biến có thể kiểm tra xem một bộ phận có hiện diện hay không. Dụng cụ mô-men xoắn có thể ghi lại dữ liệu buộc chặt. Hệ thống thị giác có thể kiểm tra vị trí, màu sắc, hướng hoặc tình trạng bề mặt. Bộ điều khiển khả trình có thể dừng quá trình khi bỏ lỡ một bước cần thiết. Những lần kiểm tra này làm được nhiều việc hơn là chỉ tìm ra lỗi ở cuối dòng. Họ có thể giúp nhóm xác định vị trí bắt đầu của vấn đề. Tôi thích các hệ thống ghi lại dữ liệu hữu ích mà không gây khó khăn cho quá trình vận hành. Nhân viên sản xuất phải có khả năng đọc thông tin trạng thái cơ bản, xác định cảnh báo và khởi động lại dây chuyền sau khi nguyên nhân được giải quyết. Lên kế hoạch cho con người và bảo trì Tự động hóa thay đổi công việc hàng ngày. Người vận hành có thể dành ít thời gian hơn cho việc lắp ráp lặp đi lặp lại và có nhiều thời gian hơn cho việc tải, kiểm tra, điều chỉnh và xử lý vật liệu. Việc đào tạo nên bao gồm: - Vận hành máy an toàn - Chuyển đổi sản phẩm - Kiểm tra lỗi cơ bản - Thay thế dụng cụ - Làm sạch và bôi trơn - Đánh giá dữ liệu chất lượng Lập kế hoạch bảo trì cũng ảnh hưởng đến chi phí sản xuất. Một máy dễ dàng truy cập và bảo trì có thể giảm thời gian ngừng hoạt động so với một hệ thống yêu cầu các bước sửa chữa dài. Tôi khuyên bạn nên xác định và ghi lại các bộ phận hao mòn thông thường. Hướng dẫn rõ ràng có thể giúp kỹ thuật viên giải quyết các vấn đề thường ngày mà không cần chờ hỗ trợ từ bên ngoài. Đo lường kết quả bằng dữ liệu hữu ích Trước khi lắp đặt hệ thống lắp ráp tự động, tôi đặt ra đường cơ sở rõ ràng. Điều này có thể bao gồm: - Thời gian chu kỳ - Sản lượng mỗi ca - Tỷ lệ làm lại - Tỷ lệ phế liệu - Số giờ lao động trên mỗi đơn vị - Thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch - Thời gian chuyển đổi Sau khi lắp đặt, các biện pháp tương tự cho thấy liệu quy trình có được cải thiện hay không. Yêu cầu lao động thấp hơn có thể trông hấp dẫn, nhưng kết quả đầy đủ cũng phụ thuộc vào việc đào tạo, bảo trì, chất lượng và sử dụng thiết bị. Việc chạy thử nghiệm thực tế có thể phát hiện ra các vấn đề trước khi triển khai trên quy mô lớn hơn. Nhóm có thể kiểm tra các bộ phận thực, xem xét các bước chuyển đổi và xác nhận rằng người vận hành có thể làm việc thoải mái với hệ thống. Lắp ráp tự động hoạt động tốt nhất khi giải quyết được vấn đề sản xuất đã xác định. Bắt đầu với quy trình, chọn mức độ thiết bị phù hợp, bổ sung các hoạt động kiểm tra khi xảy ra lỗi và chuẩn bị những người sẽ sử dụng và bảo trì hệ thống. Mục tiêu không phải là loại bỏ mọi nhiệm vụ của con người. Nó nhằm tạo ra một quy trình sản xuất suôn sẻ hơn, giảm thiểu những biến động có thể tránh được và giúp nhóm kiểm soát nhiều hơn sản lượng hàng ngày.

Nhiều doanh nghiệp cố gắng giảm chi phí bằng cách cắt giảm công cụ, giờ làm của nhân viên hoặc các dịch vụ hữu ích. Cách tiếp cận đó có thể tạo ra những vấn đề mới khi công việc bị chậm lại, sai sót gia tăng hoặc khách hàng chờ đợi lâu hơn. Tôi thích nhìn vào chính tác phẩm hơn. Thời gian đi đâu? Những nhiệm vụ nào lặp lại hàng ngày? Những chi phí nào hỗ trợ doanh nghiệp và những chi phí nào còn lại vì không ai xem xét chúng? Một đánh giá rõ ràng có thể giúp nhóm cải thiện sản lượng mà không gây thêm áp lực cho nhân viên. Bắt đầu bằng việc kiểm tra công việc đơn giản Tôi bắt đầu bằng cách theo dõi các nhiệm vụ chính đã hoàn thành trong một tuần bình thường. Tôi ghi lại: - Tên nhiệm vụ - Người chịu trách nhiệm - Thời gian cần thiết - Công cụ được sử dụng - Sự chậm trễ thường gặp - Kết quả tạo ra Quá trình này thường bộc lộ những vấn đề nhỏ rất dễ bỏ sót. Một báo cáo có thể chỉ mất 20 phút để viết nhưng thông tin có thể nằm trong một số hệ thống trước khi công việc bắt đầu. Một yêu cầu của khách hàng có thể được chuyển qua ba người trong khi một nhân viên được đào tạo có thể xử lý nó. Mục tiêu không phải là giám sát mọi người từng phút một. Mục tiêu là để hiểu cách thức công việc diễn ra trong doanh nghiệp. Xóa bỏ công việc thủ công lặp đi lặp lại Nhiều nhóm dành thời gian sao chép dữ liệu giữa các bảng tính, email, biểu mẫu và hồ sơ khách hàng. Tôi tìm kiếm các nhiệm vụ theo cùng một khuôn mẫu mỗi lần. Các tác vụ này có thể bao gồm: - Gửi thông tin cập nhật về đơn hàng - Tạo hóa đơn định kỳ - Sắp xếp yêu cầu của khách hàng - Chuẩn bị báo cáo hàng tuần - Đặt lịch họp - Kiểm tra mức tồn kho Mẫu cơ bản, biểu mẫu dùng chung hoặc tính năng phần mềm đã được phê duyệt có thể giảm việc nhập lặp lại. Sau đó, nhân viên có thể dành nhiều thời gian hơn cho các câu hỏi của khách hàng, kiểm tra chất lượng và các nhiệm vụ đòi hỏi sự phán xét. Tự động hóa phải phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp. Một công ty nhỏ có thể chỉ cần các mẫu được chia sẻ và các thư mục rõ ràng. Một nhóm lớn hơn có thể được hưởng lợi từ phần mềm được kết nối. Lựa chọn tốt nhất là lựa chọn mà nhân viên có thể sử dụng mà không gây thêm nhầm lẫn. Tạo một nơi đáng tin cậy để chứa thông tin Tệp bị mất và phiên bản không rõ ràng có thể làm chậm tiến độ của nhóm. Tôi khuyên bạn nên chọn một vị trí chính cho từng loại thông tin. Ví dụ: - Thông tin chi tiết về khách hàng trong hệ thống quản lý khách hàng - Giá hiện tại trong một tệp được phê duyệt - Cập nhật dự án trong một không gian làm việc chung - Thủ tục nhân viên trong một hướng dẫn đơn giản Tên tệp phải dễ hiểu. Định dạng như ClientName_ProjectName_Date mang lại cho mọi người cơ hội tìm thấy tài liệu phù hợp tốt hơn. Khi một tập tin thay đổi, chủ sở hữu nên cập nhật phiên bản chính. Nhiều bản sao được lưu trữ trên các thư mục cá nhân có thể dẫn đến giá cũ, bỏ lỡ các thay đổi và công việc lặp lại. Đặt quyền sở hữu rõ ràng Một nhiệm vụ không có chủ sở hữu rõ ràng thường không được hoàn thành. Đối với mỗi quy trình thông thường, tôi xác định: - Ai bắt đầu nhiệm vụ - Ai kiểm tra kết quả - Ai phê duyệt công việc - Khi nhiệm vụ cần hoàn thành Điều này không có nghĩa là một người phải làm mọi việc. Nó có nghĩa là mỗi giai đoạn có một trách nhiệm được biết đến. Một danh sách kiểm tra ngắn có thể giúp ích. Đối với đơn đặt hàng của khách hàng, danh sách có thể bao gồm trạng thái thanh toán, chi tiết giao hàng, tình trạng còn hàng của sản phẩm và email xác nhận. Danh sách kiểm tra cung cấp cho nhân viên mới một hướng dẫn hữu ích và giúp nhân viên có kinh nghiệm tránh những sai sót nhỏ trong giai đoạn bận rộn. Xem xét chi phí kinh doanh một cách cẩn thận Cắt giảm mọi chi phí có thể làm hỏng chất lượng dịch vụ. Tôi xem xét chi phí dựa trên giá trị sử dụng và kinh doanh. Tôi hỏi: - Công cụ này có được sử dụng thường xuyên không? - Có tiết kiệm thời gian của nhân viên không? - Nó có hỗ trợ dịch vụ khách hàng không? - Có kế hoạch nào phù hợp với quy mô đội ngũ hiện tại không? - Hai công cụ có thực hiện gần như cùng một công việc không? Một công ty có thể trả tiền cho một số đăng ký phần mềm phục vụ các mục đích tương tự. Loại bỏ một dịch vụ không sử dụng có thể giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến công việc hàng ngày. Việc xem xét cũng nên bao gồm các chi phí ít rõ ràng hơn. Những điều này có thể liên quan đến việc lưu trữ, phí giao hàng, xử lý thanh toán, in ấn, làm thêm giờ và bảo trì. Những khoản phí nhỏ có thể trở thành một phần ổn định trong ngân sách hàng tháng. Cải thiện cuộc họp Các cuộc họp có thể hỗ trợ tiến độ khi có mục đích rõ ràng. Họ cũng có thể mất thời gian khỏi công việc tập trung. Trước khi lên lịch cuộc họp, tôi hỏi liệu vấn đề có thể được giải quyết thông qua một tin nhắn ngắn hoặc tài liệu được chia sẻ hay không. Nếu cần họp, người tổ chức nên cung cấp: - Mục đích rõ ràng - Những người cần tham dự - Danh sách ngắn các chủ đề - Quyết định cần thiết - Hành động tiếp theo và chủ sở hữu Một cuộc họp kéo dài 30 phút với sáu người sử dụng ba giờ nhân viên. Điều đó có thể hợp lý khi cuộc thảo luận ảnh hưởng đến một dự án lớn. Nó có thể không hữu ích đối với một bản cập nhật nhỏ có thể được viết bằng vài dòng. Bảo vệ công việc tập trung Thông báo liên tục có thể làm mất tập trung. Một người có thể cần vài phút để quay lại công việc ban đầu sau khi đọc tin nhắn. Tôi khuyến khích các nhóm đặt ra khoảng thời gian làm việc yên tĩnh cho các nhiệm vụ như viết, phân tích, thiết kế và lập kế hoạch. Những tin nhắn không khẩn cấp có thể đợi đến thời gian nhận phòng theo kế hoạch. Sự thay đổi này không yêu cầu một hệ thống mới. Khối lịch dùng chung, thông báo trạng thái hoặc thỏa thuận nhóm có thể là đủ. Đào tạo mọi người về các công cụ họ đã có Các doanh nghiệp đôi khi mua phần mềm mới trước khi học cách sử dụng tốt các công cụ hiện có. Một buổi đào tạo nội bộ ngắn có thể bao gồm: - Lưu trữ tệp - Chức năng tìm kiếm - Mẫu - Phân công nhiệm vụ - Báo cáo cơ bản - Cài đặt truy cập Một nhân viên có thể biết một tính năng hữu ích mà những người còn lại trong nhóm chưa bao giờ thử. Chia sẻ kiến ​​thức đó có thể cải thiện công việc hàng ngày mà không cần đăng ký thêm. Đào tạo nên sử dụng các ví dụ từ nhiệm vụ của chính công ty. Bài học dựa trên hóa đơn thực tế, yêu cầu của khách hàng hoặc hồ sơ dự án sẽ dễ áp ​​dụng hơn so với trình diễn chung. Sử dụng thử nghiệm nhỏ trước khi thực hiện thay đổi lớn Những thay đổi lớn có thể tạo ra rủi ro khi quy trình chưa được thử nghiệm. Tôi thường chọn một nhiệm vụ, một nhóm hoặc một nhóm khách hàng để thử nghiệm ngắn hạn. Tôi so sánh công việc trước và sau khi thay đổi. Các biện pháp hữu ích bao gồm: - Thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ - Số lần sửa chữa - Thời gian phản hồi của khách hàng - Phản hồi của nhân viên - Chi phí vận hành hàng tháng Ví dụ: một nhà bán lẻ trực tuyến tại địa phương có thể kiểm tra danh sách kiểm tra đơn hàng chung với nhóm hỗ trợ của họ. Trước khi dùng thử, nhân viên kiểm tra chi tiết đơn hàng theo nhiều cách khác nhau. Trong quá trình dùng thử, mọi đơn hàng đều tuân theo cùng một danh sách năm điểm. Sau đó, doanh nghiệp có thể xem xét liệu có cần chỉnh sửa ít hơn hay không và liệu khách hàng có nhận được thông tin cập nhật rõ ràng hơn hay không. Loại thử nghiệm này cung cấp cho nhóm thông tin hữu ích trước khi mở rộng quy trình. Đo lường sản lượng mà không tạo áp lực Năng suất không giống như việc luôn bận rộn. Tôi chú ý đến những kết quả hữu ích, chẳng hạn như công việc đã hoàn thành, hồ sơ chính xác, các vấn đề được giải quyết của khách hàng và giao hàng đúng hạn. Một người trả lời nhiều tin nhắn nhưng chưa hoàn thành những nhiệm vụ chính có thể tỏ ra bận rộn mà không tạo ra đủ tiến độ. Người quản lý nên xem xét lý do đằng sau sự chậm trễ trước khi đánh giá hiệu suất. Sự cố có thể đến từ hướng dẫn không rõ ràng, thiếu quyền truy cập, phần mềm chậm hoặc quy trình phê duyệt bao gồm quá nhiều bước. Đánh giá công bằng giúp mọi người cải thiện quy trình thay vì che giấu vấn đề. Xây dựng thói quen đánh giá hàng tháng Một bản đánh giá ngắn hàng tháng giúp những vấn đề nhỏ không trở thành vấn đề tốn kém. Tôi xem xét: - Công việc mất nhiều thời gian hơn dự định - Chi phí thay đổi - Công cụ hiếm khi được sử dụng - Câu hỏi lặp đi lặp lại của khách hàng - Nhiệm vụ gây ra lỗi - Quy trình mà nhân viên cảm thấy khó khăn Tôi chọn một hoặc hai thay đổi cho tháng tiếp theo. Quá nhiều thay đổi cùng một lúc có thể khiến bạn khó nhận ra điều gì đã giúp ích. Năng suất tốt hơn thường đến từ những quyết định đơn giản: quyền sở hữu rõ ràng hơn, ít nhiệm vụ lặp lại hơn, lưu trữ thông tin tốt hơn và xem xét chi phí cẩn thận. Khi tôi kết nối từng thay đổi với một vấn đề kinh doanh thực tế, nhóm có thể làm việc tập trung hơn trong khi công ty vẫn kiểm soát được chi tiêu của mình. Chúng tôi có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực Công nghiệp. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên nghiệp:Zeng: lila@zybrushtech.com/WhatsApp +8615262232790.

James P Womack và Daniel T Jones 1996 Tư duy tinh gọn loại bỏ lãng phí và tạo ra sự giàu có trong công ty của bạn Jeffrey K Liker 2004 Phương thức Toyota 14 Nguyên tắc quản lý từ nhà sản xuất vĩ đại nhất thế giới Mikell P Groover 2019 Hệ thống sản xuất tự động hóa và sản xuất tích hợp máy tính Mike Rother 2009 Toyota Kata Quản lý con người để cải thiện khả năng thích ứng và kết quả vượt trội Nigel Slack Alistair Brandon Jones và Robert Johnston 2018 Quản lý hoạt động Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế Yêu cầu về Hệ thống Quản lý Chất lượng năm 2015