Tại sao phải trả nhiều tiền hơn? Máy của chúng tôi cắt giảm một nửa chi phí ngay lập tức.

Nhiều nhà sản xuất phải đối mặt với áp lực tương tự: hóa đơn năng lượng tăng, việc bảo trì mất nhiều thời gian hơn và chi phí lao động liên tục thay đổi. Các máy cũ hơn có thể vẫn hoạt động nhưng chúng thường tiêu thụ nhiều điện năng hơn, tạo ra nhiều chất thải hơn và dừng hoạt động mà không có nhiều cảnh báo. Tôi đã thấy các công ty chỉ tập trung vào giá mua. Cách tiếp cận đó có thể che giấu chi phí lớn hơn. Máy có giá thấp hơn có thể cần sửa chữa nhiều hơn, thời gian thiết lập lâu hơn và kiểm tra thủ công thường xuyên. Một chiếc máy thông minh hơn có thể có giá cao hơn khi bắt đầu nhưng dữ liệu vận hành của nó có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu theo thời gian. Mục tiêu không phải là thay thế mọi máy móc. Mục tiêu là tìm ra nơi tiền bị mất và sử dụng tính năng tự động hóa thực tế để giảm thiểu sự lãng phí đó. ## Bắt đầu với chi phí vận hành thực tế Tôi bắt đầu bằng năm câu hỏi: - Máy sử dụng bao nhiêu năng lượng mỗi ca? - Bao lâu thì nó dừng lại? - Mỗi lần thiết lập mất bao lâu? - Bao nhiêu vật liệu trở thành phế liệu? - Có bao nhiêu công nhân phải giám sát quá trình? Những con số này tạo ra một bức tranh rõ ràng hơn so với chỉ riêng giá mua. Một chiếc máy mất 20 phút trong mỗi lần chuyển đổi có thể tốn nhiều chi phí hơn dự kiến ​​trong cả năm. Sự gia tăng nhỏ của phế liệu cũng có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận khi khối lượng sản xuất cao. Một bảng tính đơn giản có thể giúp ích. Ghi lại số giờ máy, chi phí sửa chữa, điện năng sử dụng, sản lượng và các đơn vị bị loại bỏ trong ít nhất bốn tuần. Kết quả thường cho thấy máy nào đáng được quan tâm. ## Sử dụng cảm biến để phát hiện sự cố sớm hơn Máy thông minh có thể thu thập thông tin về nhiệt độ, độ rung, tốc độ, áp suất và mức sử dụng năng lượng. Dữ liệu này giúp người vận hành nhận thấy những thay đổi trước khi một sự cố nhỏ dẫn đến việc ngừng hoạt động trong thời gian dài. Ví dụ, cảm biến rung trên động cơ có thể cho thấy ổ trục đang bị mòn. Đội bảo trì có thể kiểm tra bộ phận trong quá trình bảo trì theo kế hoạch thay vì chờ sự cố trong quá trình sản xuất. Điều này không loại bỏ nhu cầu về công nhân lành nghề. Nó cung cấp cho họ thông tin tốt hơn và nhiều thời gian hơn để đưa ra quyết định. ## Giảm thời gian thiết lập và chuyển đổi Nhiều nhà máy mất thời gian sản xuất khi thay đổi sản phẩm. Công nhân có thể điều chỉnh cài đặt bằng tay, kiểm tra một số thiết bị và sửa các lỗi nhỏ. Máy có công thức nấu ăn được lưu trữ có thể giảm bớt công việc thủ công lặp đi lặp lại. Người vận hành chọn cài đặt đã được phê duyệt, kiểm tra vật liệu và chạy một đợt thử nghiệm ngắn. Xóa màn hình và kiểm soát truy cập cũng giúp ngăn chặn những thay đổi vô tình. Một dây chuyền đóng gói thay đổi sản phẩm sáu lần mỗi ngày có thể đạt được thời gian sản xuất hữu ích khi mỗi lần thiết lập trở nên ngắn hơn. Kết quả thực tế phụ thuộc vào máy, dòng sản phẩm, đào tạo nhân viên và thiết kế quy trình, do đó cần đo lường thay vì phỏng đoán. ## Kiểm soát việc sử dụng năng lượng Các tính năng tiết kiệm năng lượng có thể giảm lãng phí trong thời gian nhàn rỗi. Ổ đĩa có tốc độ thay đổi, chế độ chờ tự động và điều khiển dựa trên tải cho phép máy sử dụng năng lượng gần với mức cần thiết. Tôi khuyên bạn nên kiểm tra mức sử dụng năng lượng trong ba giai đoạn: - Sản xuất hoàn toàn - Tạm dừng trong thời gian ngắn - Tắt máy qua đêm hoặc cuối tuần Sự so sánh này có thể cho thấy thiết bị vẫn tiếp tục chạy khi không sản xuất ra đầu ra. Một điều chỉnh kiểm soát nhỏ đôi khi có thể giảm bớt việc sử dụng không cần thiết mà không làm thay đổi kế hoạch sản xuất. ## Cải thiện chất lượng từ gốc. Khiếm khuyết tạo ra nhiều hơn là lãng phí nguyên liệu. Chúng cũng dẫn đến việc phải làm lại, kiểm tra thêm, giao hàng chậm trễ và khiếu nại của khách hàng. Hệ thống quan sát, kiểm tra trọng lượng, cảm biến áp suất và hồ sơ quy trình kỹ thuật số có thể giúp phát hiện vấn đề sớm hơn. Hệ thống phải hỗ trợ việc kiểm tra của con người chứ không thay thế sự phán xét khi vấn đề an toàn hoặc chất lượng sản phẩm cần được đào tạo để xem xét. Một cách tiếp cận hữu ích là kiểm tra các thiết bị đầu tiên sau khi thay đổi cách thiết lập, sau đó tiếp tục kiểm tra theo các khoảng thời gian đã định. Điều này mang lại cho người vận hành cơ hội điều chỉnh độ lệch trước khi nhiều thiết bị bị ảnh hưởng. ## Chọn thiết bị phù hợp với quy trình của bạn Tính năng thông minh chỉ tạo ra giá trị khi phù hợp với công việc. Một cơ sở sản xuất nhỏ có thể không cần dây chuyền tự động lớn. Một máy mô-đun có khả năng truy cập dữ liệu đơn giản có thể dễ bảo trì và nâng cấp hơn. Trước khi chọn thiết bị, tôi so sánh: - Sản lượng dự kiến ​​- Diện tích sàn sẵn có - Kỹ năng của nhân viên - Hỗ trợ dịch vụ - Truy cập phụ tùng thay thế - Khả năng tương thích của phần mềm - Nhu cầu vệ sinh và an toàn - Tổng chi phí trong vài năm Nhà cung cấp phải giải thích dữ liệu nào máy thu thập, nơi lưu trữ dữ liệu và cách người vận hành có thể sử dụng dữ liệu đó. Câu trả lời rõ ràng quan trọng hơn một danh sách dài các tính năng. ## Đào tạo mọi người trước khi thay đổi quy trình làm việc Một chiếc máy mới có thể tạo ra sự nhầm lẫn khi nhóm được đào tạo ít. Người vận hành cần thực hành trong quá trình sản xuất bình thường, xử lý cảnh báo, vệ sinh và khắc phục sự cố cơ bản. Nhân viên bảo trì nên hiểu các chỉ số cảm biến và lịch trình dịch vụ. Người quản lý nên biết những số liệu nào cần xem xét mỗi tuần. Một phương pháp thực tế là bắt đầu với một chiếc máy duy nhất. Đo lường hiệu suất của nó trước khi thay đổi, đào tạo nhóm và so sánh kết quả sau khi cài đặt. Cách tiếp cận này hạn chế sự gián đoạn và cung cấp cho doanh nghiệp bằng chứng hữu ích trước khi mở rộng dự án. ## Đo lường mức tiết kiệm bằng số liệu trung thực Giảm chi phí phải bao gồm tất cả các chi phí liên quan: - Mua thiết bị - Lắp đặt - Đào tạo - Phí phần mềm - Bảo trì - Thời gian ngừng hoạt động trong quá trình thay đổi - Phụ tùng thay thế Theo dõi các biện pháp tương tự trước và sau khi nâng cấp. Việc sử dụng năng lượng, thời gian ngừng hoạt động, phế liệu, sản lượng và số giờ lao động mang lại cái nhìn cân bằng. Hóa đơn tiền điện thấp hơn có thể không bù đắp được chi phí bảo trì bổ sung, trong khi việc sản xuất nhanh hơn có thể tạo ra các vấn đề mới về chất lượng nếu việc kiểm soát yếu kém. Tôi thích những mục tiêu rõ ràng dựa trên dữ liệu hiện tại hơn là những lời hứa suông. Một công ty có thể giảm lãng phí 12%, rút ​​ngắn thời gian thay đổi 25% hoặc giảm 18% thời gian ngừng hoạt động ngoài dự kiến. Những số liệu này có thể được kiểm tra và điều chỉnh khi quá trình phát triển. Máy móc thông minh hơn có thể giúp kiểm soát chi phí vận hành, nhưng việc tiết kiệm không chỉ đến từ tự động hóa. Kết quả tốt nhất thường xuất hiện khi thiết bị, quy trình làm việc, dữ liệu và con người làm việc cùng nhau. Việc kiểm tra cẩn thận, một dự án thí điểm nhỏ và đo lường thường xuyên sẽ mang lại cho nhà sản xuất một con đường an toàn hơn để đạt được hiệu quả tốt hơn. Máy phù hợp không phải lúc nào cũng là máy mới nhất. Nó là thứ giải quyết được một vấn đề đã biết, phù hợp với nhóm và tạo ra giá trị có thể đo lường được theo thời gian.

Tôi thường chỉ tập trung vào giá hiển thị khi thanh toán. Mức giá thấp hơn có vẻ hấp dẫn nhưng các khoản phí bổ sung, chi phí thay thế và các tiện ích bổ sung thường làm thay đổi tổng giá trị. Bây giờ tôi xem xét toàn bộ chi phí từ ngày đầu tiên. Một lựa chọn có giá trị tốt hơn sẽ giúp tôi hiểu: - Những gì tôi phải trả khi bắt đầu - Những gì được bao gồm - Những tính năng hoặc dịch vụ nào phải trả thêm phí - Tần suất tôi có thể cần thay thế hoặc nâng cấp nó - Liệu giá có phù hợp với nhu cầu thực tế của tôi hay không Việc kiểm tra đơn giản này có thể ngăn ngừa nhiều chi phí có thể tránh được. Ví dụ, tôi từng so sánh hai gói phần mềm cho một nhóm nhỏ. Một cái có phí hàng tháng thấp hơn, nhưng dung lượng lưu trữ và hỗ trợ cơ bản được tính phí riêng. Gói khác có giá cao hơn một chút khi bắt đầu và bao gồm các công cụ chúng tôi sử dụng hàng tuần. Sau ba tháng, kế hoạch thứ hai có tổng chi phí thấp hơn cho nhóm của chúng tôi. Trải nghiệm đó đã thay đổi cách tôi so sánh các sản phẩm. Bây giờ tôi làm theo ba bước: 1. Kiểm tra giá đầy đủ Tôi xem lại giá niêm yết, phí giao hàng, phí thiết lập, điều khoản đăng ký và các tiện ích bổ sung có thể có. Giá cả rõ ràng giúp việc lập kế hoạch dễ dàng hơn. 2. Sản phẩm phù hợp với nhu cầu của tôi Tôi tránh trả tiền cho những tính năng mà tôi sẽ không sử dụng. Một kế hoạch nhỏ hơn có thể phù hợp với một người, trong khi một lựa chọn lớn hơn có thể phù hợp với một nhóm đang phát triển. 3. Suy nghĩ về chi phí trong tương lai Tôi kiểm tra phạm vi bảo hành, nhu cầu bảo trì, phụ tùng thay thế và giá gia hạn. Giá khởi điểm hợp lý có thể trở nên tốn kém nếu chi phí liên tục cao. Tiết kiệm tiền không phải lúc nào cũng có nghĩa là chọn phương án rẻ nhất. Nó có nghĩa là chọn một phương án mang lại cho tôi giá trị hữu ích mà không phải trả thêm những chi phí mà tôi không mong đợi. Giá cả rõ ràng, tính năng thiết thực và gói phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt ngay từ ngày đầu tiên. Khi tôi so sánh toàn bộ chi phí thay vì chỉ giá mở cửa, tôi đưa ra quyết định tự tin hơn và ít bất ngờ hơn.

Nhiều doanh nghiệp muốn làm việc nhanh hơn, nhưng chỉ tốc độ thôi thì không giải quyết được vấn đề. Khi nhiệm vụ không rõ ràng, công cụ bị phân tán và các cuộc họp kéo dài cả ngày, một nhóm có thể chi tiêu nhiều hơn trong khi sản xuất ít hơn. Tôi nhận thấy rằng kết quả tốt hơn thường đến từ việc cải thiện cách thức vận hành công việc trong doanh nghiệp. Mục đích không phải là khiến mọi người phải vội vàng. Mục tiêu là loại bỏ các bước lãng phí, giảm bớt công việc lặp đi lặp lại và giúp mỗi người tập trung vào các nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng và doanh nghiệp. Bắt đầu bằng việc tìm ra thời gian bị mất ở đâu Tôi bắt đầu bằng việc xem lại một ngày làm việc bình thường. Tôi hỏi: - Công việc nào tốn nhiều thời gian nhất? - Mọi người chờ thông tin ở đâu? - Hành động nào được lặp lại hàng tuần? - Bao lâu thì một người nào đó sửa chữa những sai lầm có thể tránh được? - Cuộc họp nào kết thúc mà không có quyết định rõ ràng? - Những công cụ nào được sử dụng cho cùng một loại công việc? Nhật ký thời gian đơn giản có thể hiển thị các mẫu dễ bị bỏ sót. Trong vòng ba đến năm ngày làm việc, mỗi thành viên trong nhóm có thể ghi lại nhiệm vụ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và lý do cho bất kỳ sự chậm trễ nào. Một công ty dịch vụ nhỏ có thể phát hiện ra rằng nhân viên của họ dành hai giờ mỗi ngày để sao chép thông tin chi tiết về khách hàng giữa email, bảng tính và tệp dự án. Thời gian đó có thể trông nhỏ khi được xem như những hành động riêng biệt. Trong một tháng, nó trở thành một chi phí lớn. Giữ quy trình làm việc dễ dàng theo dõi Quy trình làm việc rõ ràng giúp mọi người biết phải làm gì, khi nào làm và ai là người thực hiện bước tiếp theo. Tôi thường sắp xếp quy trình theo thứ tự sau: 1. Một yêu cầu được gửi đến. 2. Có người xem xét yêu cầu. 3. Nhiệm vụ nhận được chủ sở hữu. 4. Công việc trải qua các giai đoạn đã định sẵn. 5. Một cuộc đánh giá diễn ra. 6. Tác phẩm hoàn thiện đến tay khách hàng. 7. Phản hồi được lưu trữ để sử dụng sau. Mỗi giai đoạn nên có một chủ sở hữu rõ ràng. Chia sẻ trách nhiệm nghe có vẻ hữu ích nhưng nó có thể tạo ra sự chậm trễ vì mỗi người cho rằng người khác sẽ hành động. Một bảng dự án có các nhãn như “Mới”, “Đang tiến hành”, “Đánh giá” và “Hoàn thành” có thể là đủ cho một nhóm nhỏ. Công cụ này ít quan trọng hơn quy trình đã thỏa thuận. Giảm bớt công việc thủ công lặp đi lặp lại Sự lặp lại là nguyên nhân phổ biến gây lãng phí thời gian. Tôi tìm kiếm các nhiệm vụ như: - Gửi cùng một câu trả lời cho các câu hỏi tương tự - Tạo cùng một thư mục dự án - Sao chép chi tiết liên hệ vào một số hệ thống - Chuẩn bị báo cáo hàng tuần bằng tay - Kiểm tra cùng một thông tin trên các tệp khác nhau - Yêu cầu khách hàng cung cấp chi tiết đã được cung cấp. Các mẫu có thể giảm bớt công việc này mà không cần loại bỏ phần con người của dịch vụ. Nhóm bán hàng có thể tạo mẫu email để xác nhận cuộc họp, yêu cầu tài liệu và tin nhắn tiếp theo. Nhân viên vẫn có thể điều chỉnh cách diễn đạt cho từng khách hàng. Mẫu chỉ loại bỏ nhu cầu bắt đầu từ một trang trống. Tự động hóa có thể trợ giúp thực hiện các hành động đơn giản, chẳng hạn như gửi thông báo khi biểu mẫu được gửi hoặc tạo tác vụ sau khi khách hàng đặt cuộc gọi. Mỗi hoạt động tự động hóa phải được kiểm tra trước khi nó trở thành một phần của quy trình làm việc hàng ngày. Một lỗi nhỏ có thể tạo ra nhiều công việc hơn là loại bỏ. Sử dụng ít công cụ hơn với vai trò rõ ràng hơn Nhiều nhóm mua phần mềm mới khi vấn đề thực sự là không rõ quyền sở hữu. Tôi muốn giao cho mỗi công cụ một công việc chính: - Email để liên lạc với bên ngoài - Bảng dự án cho tiến độ nhiệm vụ - Lưu trữ đám mây cho các tệp được chia sẻ - Hệ thống tài chính cho hóa đơn và thanh toán - Nền tảng trò chuyện cho các câu hỏi nội bộ ngắn Khi cùng một thông tin xuất hiện ở bốn nơi, mọi người dành thời gian kiểm tra xem phiên bản nào là chính xác. Điều đó tạo ra sự nhầm lẫn và làm tăng nguy cơ bỏ lỡ các bản cập nhật. Trước khi thêm một nền tảng mới, tôi hỏi liệu các công cụ hiện tại có thể đáp ứng nhu cầu hay không. Nếu có thể, một quy trình tốt hơn có thể hữu ích hơn một gói đăng ký khác. Làm cho cuộc họp nhỏ hơn và tập trung hơn Cuộc họp có thể hỗ trợ công việc tốt hơn nhưng cũng có thể làm gián đoạn công việc. Tôi chỉ tổ chức cuộc họp khi cần thảo luận, quyết định hoặc xem xét lại. Chương trình nghị sự rõ ràng cần thể hiện: - Lý do họp - Quyết định cần đưa ra - Người chuẩn bị thông tin - Những người cần tham dự - Hành động tiếp theo sau cuộc họp Một bản cập nhật ngắn bằng văn bản có thể thay thế cuộc họp khi không cần thảo luận. Điều này giúp mọi người có nhiều thời gian hơn để tập trung làm việc và tạo ra một bản ghi mà người khác có thể đọc sau. Ví dụ: nhóm tiếp thị có thể tổ chức cuộc họp hàng tuần để xem xét số lượng chiến dịch. Nếu các con số đã có sẵn trong báo cáo được chia sẻ, cuộc họp có thể tập trung vào các quyết định thay vì đọc to dữ liệu. Bảo vệ công việc tập trung Sự gián đoạn thường xuyên khiến các công việc đơn giản mất nhiều thời gian hơn. Tôi sử dụng khoảng thời gian yên tĩnh cho công việc cần chú ý, chẳng hạn như viết, thiết kế, phân tích hoặc lập kế hoạch. Trong khoảng thời gian đó, thông báo bị hạn chế và các câu hỏi thông thường sẽ chuyển sang kênh chia sẻ. Các nhóm cũng có thể thống nhất các quy tắc giao tiếp đơn giản: - Đánh dấu rõ ràng các vấn đề khẩn cấp - Sử dụng tài liệu dùng chung để cập nhật - Tránh gửi các tin nhắn riêng biệt về cùng một nhiệm vụ - Nhóm các câu hỏi không khẩn cấp trong một khoảng thời gian xem xét định sẵn - Ghi lại các quyết định mà cả nhóm có thể tìm thấy. Những thói quen này không đòi hỏi ngân sách lớn. Họ yêu cầu sự đồng ý và sử dụng thường xuyên. Mua dựa trên tổng chi phí Giá hàng tháng thấp không phải lúc nào cũng có nghĩa là chi phí kinh doanh thấp. Tôi xem xét toàn bộ chi phí của một công cụ hoặc dịch vụ: - Phí đăng ký - Thời gian thiết lập - Đào tạo nhân viên - Truyền dữ liệu - Nhu cầu hỗ trợ - Công việc tích hợp - Thời gian sửa lỗi - Khó khăn khi rời khỏi dịch vụ sau Một công cụ tiết kiệm mười phút mỗi ngày có thể hữu ích. Một công cụ tạo thêm bước phê duyệt cho mọi nhiệm vụ có thể không có. Tôi cũng kiểm tra xem doanh nghiệp có sử dụng các tính năng chính hay không. Việc trả tiền cho những chức năng không được sử dụng khiến việc biết tiền đi đâu trở nên khó khăn hơn. Theo dõi một nhóm nhỏ các biện pháp hữu ích Quá nhiều số liệu có thể tạo ra nhiều công việc hơn. Tôi thích một danh sách ngắn kết nối với hoạt động hàng ngày. Các biện pháp hữu ích có thể bao gồm: - Thời gian trung bình để hoàn thành một nhiệm vụ - Số lượng nhiệm vụ được trả về để sửa - Thời gian chờ phê duyệt - Thời gian phản hồi của khách hàng - Chi phí phần mềm hàng tháng - Doanh thu hoặc sản lượng mỗi giờ làm việc Mục đích không phải là gây áp lực cho mọi người làm việc với tốc độ không an toàn. Mục đích là để tìm ra ma sát trong quá trình này. Nếu một đơn đặt hàng trung bình mất ba ngày và phần lớn thời gian được dành cho việc chờ đợi một lần phê duyệt thì giải pháp có thể là một quy tắc phê duyệt rõ ràng hơn. Thuê thêm người sẽ không giải quyết được nguyên nhân. Xem lại quy trình với những người sử dụng nó Quy trình làm việc có thể trông hiệu quả trên giấy tờ nhưng vẫn gây khó khăn trong công việc hàng ngày. Tôi hỏi các thành viên trong nhóm: - Bước nào cảm thấy không cần thiết? - Trường hợp nào bạn cần nhập cùng một thông tin hai lần? - Nguyên nhân khiến việc làm lại nhiều nhất là gì? - Câu hỏi nào của khách hàng cứ xuất hiện lặp đi lặp lại? - Điều gì sẽ làm cho nhiệm vụ được hoàn thành dễ dàng hơn? Những người thực hiện công việc thường biết quy trình bị hỏng ở đâu. Phản hồi của họ có thể ngăn cản doanh nghiệp trả tiền cho một giải pháp không phù hợp với vấn đề thực tế. Làm việc nhanh hơn và chi tiêu ít hơn không phải là lời hứa về sự thay đổi ngay lập tức. Đó là một cách tiếp cận thực tế được xây dựng từ những quyết định nhỏ: loại bỏ một bước lặp đi lặp lại, làm rõ quyền sở hữu, giảm sự chồng chéo công cụ, rút ​​ngắn cuộc họp và đo lường các phần của quy trình làm việc ảnh hưởng đến khách hàng và chi phí. Khi tôi xem xét một quy trình kinh doanh, tôi không bắt đầu bằng việc hỏi “Chúng ta nên mua công cụ mới nào?” Tôi bắt đầu bằng câu hỏi: “Điều gì khiến nhiệm vụ này mất nhiều thời gian hơn bình thường?” Câu hỏi đó thường dẫn đến một quy trình đơn giản hơn và ngân sách được kiểm soát tốt hơn.

Một chiếc máy có thể trông đắt tiền khi tôi chỉ so sánh giá mua của nó với ngân sách hiện tại của mình. Câu hỏi hay hơn là câu hỏi khác: nó có thể tạo ra bao nhiêu giá trị mỗi tháng và mất bao lâu để thu hồi chi phí? Đó là ý tưởng đằng sau “cái máy tự trả tiền”. Điều đó không có nghĩa là mọi cỗ máy đều tự tạo ra lợi nhuận. Kết quả phụ thuộc vào giờ làm việc, sản lượng, chi phí lao động, bảo trì, nhu cầu và cách máy phù hợp với hoạt động hàng ngày. Khi tôi xem xét thiết bị cho doanh nghiệp của mình, tôi sử dụng một quy trình đơn giản. Tôi bắt đầu với công việc đang làm chậm tiến độ kinh doanh. Một chiếc máy có thể phù hợp khi nhóm của tôi dành nhiều giờ cho các công việc cắt, chiết rót, dán nhãn, đóng gói, khoan, phân loại hoặc kiểm tra lặp đi lặp lại. Tôi xem xét toàn bộ quá trình thay vì tập trung vào một nhiệm vụ. Tôi hỏi: - Mỗi tuần công việc đó mất bao nhiêu giờ? - Có bao nhiêu người tham gia? - Tỷ lệ lỗi hiện tại là bao nhiêu? - Có bao nhiêu đơn hàng bị trì hoãn? - Liệu cùng một nhóm có thể hoàn thành nhiều công việc hơn với thiết bị tốt hơn không? - Nhu cầu có đủ ổn định để hỗ trợ đầu tư không? Những câu hỏi này giúp tôi tránh mua một chiếc máy giải quyết được một vấn đề nhỏ trong khi phải tạo ra khoản thanh toán lớn hàng tháng. Tiếp theo, tôi tính toán chi phí vận hành hiện tại. Giả sử một công ty bao bì nhỏ chi khoảng 3.200 USD mỗi tháng cho nhân công cho quy trình dán nhãn thủ công. Nhóm xử lý khoảng 40.000 đơn vị mỗi tháng và công việc thường gây ra sự chậm trễ trong thời gian bận rộn. Công ty đánh giá một chiếc máy dán nhãn có giá 28.000 USD. Chi phí lắp đặt là 1.500 USD. Đào tạo và thiết lập nhân viên thêm $500. Chi phí bảo trì và cung cấp hàng tháng ước tính là 350 USD. Tổng chi phí ban đầu là: 28.000 USD + 1.500 USD + 500 USD = 30.000 USD Nếu máy giảm chi phí nhân công dán nhãn xuống 2.000 USD mỗi tháng và giúp công ty hoàn thành nhiều đơn hàng hơn thì ước tính hoàn vốn cơ bản sẽ như sau: 30.000 USD 2.000 USD = 15 tháng. Đây chỉ là con số lập kế hoạch. Công ty vẫn cần xem xét việc sửa chữa, điện, thay đổi sản phẩm, đào tạo người vận hành và các khoảng thời gian có số lượng đặt hàng thấp hơn. Một chiếc máy có thể thu hồi chi phí thông qua một số nguồn. Tiết kiệm lao động Tự động hóa có thể giảm số giờ dành cho công việc lặp đi lặp lại. Tôi không coi đây là lý do tự động để sa thải nhân viên. Ở nhiều doanh nghiệp, nhân viên có thể chuyển sang làm dịch vụ khách hàng, kiểm tra chất lượng, hỗ trợ bán hàng hoặc các nhiệm vụ khác tạo ra giá trị. Sản lượng cao hơn Một chiếc máy có thể giúp nhóm xử lý nhiều đơn vị hơn trong cùng một ngày làm việc. Điều này chỉ quan trọng khi khách hàng sẵn sàng mua thêm sản phẩm. Công suất tăng thêm mà không đủ nhu cầu có thể khiến thiết bị không được sử dụng đúng mức. Giảm chất thải Định lượng, cắt, chiết rót hoặc kiểm tra chính xác có thể giảm lãng phí vật liệu. Ngay cả một mức giảm nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến chi phí hàng tháng khi khối lượng sản xuất cao. Ít lỗi hơn Làm lại và trả lại có thể làm tổn hại đến cả lợi nhuận và niềm tin của khách hàng. Một chiếc máy hỗ trợ kết quả nhất quán có thể giảm những chi phí này, mặc dù hiệu quả thực tế cần được đo lường theo thời gian. Thời gian giao hàng ngắn hơn Quá trình xử lý nhanh hơn có thể giúp doanh nghiệp chấp nhận đơn đặt hàng với ít độ trễ hơn. Tôi coi việc giao hàng nhanh hơn là một lợi ích kinh doanh chứ không phải là kết quả bán hàng được đảm bảo. Nhu cầu của khách hàng, chất lượng dịch vụ và giá cả vẫn là vấn đề quan trọng. Giá mua chỉ là một phần của tính toán. Tôi cũng xem xét: - Yêu cầu lắp đặt - Nhu cầu về điện và không gian - Phụ tùng thay thế - Khoảng thời gian bảo trì - Phí phần mềm hoặc dịch vụ - Đào tạo người vận hành - Điều kiện bảo hành - Tuổi thọ máy dự kiến ​​- Tùy chọn bán lại hoặc nâng cấp - Giới hạn sản xuất - Thời gian phản hồi của nhà cung cấp Máy giá rẻ có thể cần sửa chữa thường xuyên. Model có giá cao hơn có thể giảm thời gian ngừng hoạt động, nhưng sự khác biệt cần được hỗ trợ bởi dữ liệu vận hành rõ ràng. Tôi yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thông tin chi tiết về bảo trì, phạm vi sản lượng, chi phí mẫu và tài liệu tham khảo phù hợp với loại hình kinh doanh của tôi. Mình cũng test máy trước khi đưa ra quyết định. Buổi trình diễn sản phẩm có thể tiết lộ thời gian thiết lập, tiếng ồn, nhu cầu làm sạch, giới hạn vật liệu và khó khăn của người vận hành. Một chiếc máy trông nhanh trong thời gian trình diễn ngắn có thể hoạt động khác đi trong suốt ca làm việc. Cách tiếp cận ưa thích của tôi là một phi công nhỏ. Tôi chọn một dòng sản phẩm hoặc một công đoạn sản xuất. Tôi ghi lại thời gian cần thiết, số giờ lao động, việc sử dụng nguyên liệu, lỗi, thời gian ngừng hoạt động và sản lượng. Tôi so sánh kết quả với quy trình cũ trong vài tuần. Ví dụ: một tiệm bánh địa phương có thể thử nghiệm máy chia bột trên một dòng sản phẩm. Chủ sở hữu theo dõi số lượng phần được sản xuất mỗi giờ, lượng bột thải, thời gian làm sạch và giờ làm của nhân viên. Máy có thể cải thiện tính nhất quán nhưng chủ sở hữu có thể quyết định rằng quy trình làm sạch quá chậm so với khối lượng sản xuất hiện tại. Thông tin đó ngăn chặn sự không phù hợp tốn kém. Một công thức hoàn vốn đơn giản có thể hướng dẫn cuộc thảo luận: Thời gian hoàn vốn = Tổng đầu tư `Lợi ích ròng hàng tháng Lợi ích ròng hàng tháng có thể bao gồm tiết kiệm lao động, giảm lãng phí, đóng góp thêm từ việc bán hàng bổ sung và giảm chi phí làm lại. Tôi trừ chi phí bảo trì, năng lượng, tài chính và các chi phí hàng tháng khác trước khi sử dụng số liệu. Tôi cũng tạo ba ước tính: - Trường hợp sử dụng thấp hơn - Trường hợp sử dụng dự kiến ​​- Trường hợp sử dụng cao hơn Trường hợp sử dụng thấp hơn cho biết điều gì có thể xảy ra trong khoảng thời gian chậm. Trường hợp sử dụng dự kiến ​​sử dụng nhu cầu bình thường. Trường hợp sử dụng cao hơn cho thấy kết quả khi công suất được sử dụng tốt. Điều này cho tôi cái nhìn cân bằng hơn việc chỉ dựa vào một con số hấp dẫn. Một chiếc máy sẽ tự trả tiền khi doanh nghiệp sử dụng nó tốt, đo lường kết quả và giữ cho nhu cầu phù hợp với công suất. Thiết bị chỉ là một phần của kế hoạch. Đào tạo nhân viên, thiết kế quy trình làm việc, bảo trì, định giá và nhu cầu của khách hàng sẽ định hình kết quả. Tôi không mua máy vì cụm từ nghe hấp dẫn. Tôi mua khi những con số phù hợp với công việc, hiểu rõ những rủi ro và máy móc có vai trò rõ ràng trong hoạt động hàng ngày. Cách tiếp cận đó biến một giao dịch mua lớn thành một quyết định kinh doanh có tính toán hơn là lời hứa hẹn về lợi nhuận tự động. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến nội dung của bài viết này, vui lòng liên hệ với Zeng: lila@zybrushtech.com/WhatsApp +8615262232790.

Tài liệu tham khảo Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế | 2018 | Các yêu cầu về hệ thống quản lý năng lượng ISO 50001 kèm theo hướng dẫn sử dụng James P Womack và Daniel T Jones | 1996 | Tư duy tinh gọn Loại bỏ lãng phí và tạo ra sự giàu có cho doanh nghiệp của bạn Bộ Năng lượng Hoa Kỳ | 2022 | Lộ trình khử cacbon công nghiệp Liên đoàn Robot quốc tế | 2023 | Thế giới Robotics Robot công nghiệp Peter M Senge | 1990 | Kỷ luật thứ năm Nghệ thuật và thực tiễn của tổ chức học tập Ủy ban Châu Âu | 2021 | Công nghiệp 5.0 hướng tới một ngành công nghiệp châu Âu bền vững và lấy con người làm trung tâm